4 dicas para colaborar em documentos corporativos com mais eficiência

maio 18, 2017

Os documentos são a base dos negócios. Ora, são eles que oficializam os processos e protocolos essenciais para o funcionamento de uma empresa. E o PDF, o Microsoft Office e o SharePoint são os formatos mais
usados no fluxo de trabalho corporativo cotidiano.

Este artigo ilustra como a combinação do Adobe Acrobat DC com os aplicativos do Office, bem como o SharePoint, o Microsoft Office 365 e o Microsoft OneDrive, pode simplificar tarefas diárias, gerando benefícios para a produtividade geral da força de trabalho.

Acrobat DC com Office

Ao combinar o Acrobat DC com o Office, você pode reduzir o tempo gasto pela organização com tarefas
comuns, como criar, editar, redigitar, reformatar e compartilhar documentos corporativos com segurança.
O Acrobat DC permite reunir conteúdo rapidamente de uma variedade de arquivos originais e movimentá-lo
facilmente entre aplicativos do Microsoft Office, como o Word, o Excel e o PowerPoint. Ao utilizar o Acrobat
DC e o Office juntos, você pode evitar a frustração associada ao conteúdo armazenado em tipos de arquivo
diferentes e poupar o tempo precioso dos funcionários para que eles se concentrem em atividades
mais importantes.

Recicle conteúdo PDF com a exportação para o Office

  • Transforme PDFs em arquivos PowerPoint editáveis. O Acrobat DC mantém a formatação para que os
    usuários atualizem texto com marcadores, tabelas, objetos e layouts mestres com muita facilidade.
  • Converta PDFs em arquivos Word ou Excel editáveis. O Acrobat mantém a formatação de parágrafos,
    tabelas e layouts de página, permitindo que a equipe se concentre em atualizar e editar o conteúdo.
  • Salve PDFs como uma ou várias páginas da Web em HTML, completas com elementos de estilo para
    formatação e links e opções de navegação, como um índice.
  • Converta documentos impressos digitalizados em arquivos Word, PowerPoint e Excel editáveis e diminua
    a dependência de processos em papel.
  • Selecione qualquer combinação de texto, imagens e tabelas para exportar de um documento PDF e salve
    como um arquivo Word, Excel, PowerPoint ou HTML editável com formatação intacta.
  • Compartilhe com segurança e confiança com o Adobe PDF
  • Converta arquivos Word, Excel, PowerPoint e Outlook em arquivos Adobe PDF com a facilidade de um clique diretamente da faixa de opções do Office. Além disso, converta arquivos Microsoft Project (somente no Windows). Somente o Adobe PDF cumpre o padrão PDF completo, com segurança e suporte abrangentes incluídos.
  • Use as caixas de diálogo Abrir e Salvar no Acrobat para acessar documentos armazenados no Office 365.
  • Evite a edição de PDFs por outras pessoas marcando a opção Proteger PDF ao criar PDFs no Word, Excel, Outlook e PowerPoint (somente no Windows).
  • Economize tempo criando conteúdo com o Acrobat DC

Além de converter PDF em formatos do Office, também é possível fazer alterações diretamente no documento
PDF, bem como combinar facilmente tipos de arquivo diferentes em um PDF.

  • Edite texto e elementos gráficos diretamente em um PDF. A nova ferramenta Editar texto e imagens permite aos usuários adicionar ou substituir texto, ajustar imagens e reformatar fontes.
    Adobe Acrobat DC White paper 2
  •  Mescle conteúdo de várias fontes, não apenas arquivos do Office, mas também emails, páginas da Web, documentos digitalizados e imagens, em um único arquivo PDF que reúne todas as suas informações em um só lugar. Use a nova exibição de miniatura para visualizar e organizar documentos ou páginas individuais, em um processo semelhante à organização dos slides de uma apresentação.

Acrobat DC com SharePoint, Office 365 e OneDrive

O SharePoint permite que equipes de projeto colaborem em documentos e facilita o compartilhamento e a
distribuição para outras pessoas. No entanto, os funcionários que usam PDFs em seu fluxo de trabalho diário
são desacelerados pelas etapas adicionais necessárias para trabalhar com esses arquivos no SharePoint.
Um jeito mais fácil de trabalhar com documentos PDF.

  • O Acrobat DC oferece novos recursos e aprimoramentos para trabalhar com documentos PDF armazenados no SharePoint, no Office 365 e no OneDrive para melhorar o fluxo de trabalho.
  • Abra e edite documentos PDF armazenados no SharePoint ou no Office 365 nas caixas de diálogo Abrir
    e Salvar no Acrobat.
  • Marque locais acessados com frequência no SharePoint como “Favoritos”.
  • Crie e combine arquivos PDF no SharePoint.
  • Expanda as opções de local de trabalho com suporte para a plataforma Mac OS.
  • Trabalhe com documentos PDF em ambientes do Office 365 de modo semelhante ao SharePoint.
  • Faça check-in e check-out de PDFs diretamente do SharePoint no Acrobat sem uma etapa extra de Salvar.
  • Adicione todos os tipos de metadados do SharePoint ao PDF no Acrobat.
  • Mantenha controle de versões para documentos PDF no SharePoint.
  • Acesse e armazene arquivos na sua conta do Microsoft OneDrive quando estiver trabalhando no Acrobat DC.
  • Aprimoramento do SharePoint com fluxos de trabalho com PDF

A combinação do Acrobat DC e do SharePoint oferece uma experiência mais simplificada com documentos PDF. O número reduzido de etapas incentiva os funcionários a participar dos processos do SharePoint em vez de dar preferência a email e compartilhamento de arquivos. Os fluxos de trabalho com PDF complementam e melhoram a funcionalidade do SharePoint e do Office 365 coletando dados de formulários e feedback em documentos PDF no SharePoint.

Mescle conteúdo de várias fontes, como SharePoint e Office 365, em um único arquivo PDF que reúne todas as informações em um só lugar.

  • Acesse diretamente documentos armazenados nos repositórios do SharePoint e do Office 365 com o
    Assistente de ação do Acrobat.
  • Use o Assistente de ação para padronizar tarefas de rotina com várias etapas como Ações automatizadas ou guiadas. Crie, gerencie, execute e compartilhe uma sequência de etapas utilizadas com frequência que pode ser aplicada a um ou vários arquivos PDF.
  • Use um servidor SharePoint para hospedar coleções de dados para formulários PDF.
  • Compartilhe revisões de PDF nas quais os participantes podem ver e complementar os comentários uns dos outros usando um servidor SharePoint.

Envie com facilidade documentos para assinatura do Microsoft Office

Os planos de assinatura do Acrobat DC incluem uma integração com o serviço de assinatura eletrônica do
Adobe Sign para pessoas físicas. Com o plug-in Adobe Sign para o Office 365, você pode preparar com rapidez
e facilidade seu documento no Microsoft Office e enviá-lo para aprovação com assinatura eletrônica sem se
preocupar com emails e anexos. Saiba mais sobre como baixar e usar o plug-in para poupar tempo sem ter de
gerenciar assinaturas e aprovações.

Segurança incomparável

Como a Adobe é a inventora do PDF, suas práticas de segurança são fundamentadas em mais de 20 anos de
experiência trabalhando com documentos e fluxos de trabalho digitais. Somente a Adobe e o Acrobat DC
oferecem a proteção do Secure Product Lifecycle, a suíte exclusiva e testada da Adobe de práticas de
segurança que regem tudo, desde uma arquitetura de software de “defesa profunda” multicamadas a uma
estrutura de controles comuns que garante conformidade em várias áreas, incluindo privacidade de dados,
controle de acesso e muito mais.

Por que o Acrobat DC?

Os recursos novos e aprimorados do Acrobat DC oferecem os recursos e a experiência de usuário que
fazem dele um complemento ideal para o Office e o SharePoint. Alguns dos novos recursos essenciais no
Acrobat DC incluem:

  • Criar PDFs do Microsoft Word no Mac, com links intactos
  • Transformar documentos impressos digitalizados em PDFs editáveis
  • Editar PDFs rapidamente com a reorganização dos parágrafos na página e atualizações fáceis de marcadores
  • Exportar PDFs para Word, Excel ou PowerPoint com tabelas e marcadores aprimorados
  • Preencher, assinar e enviar formulários rapidamente de qualquer lugar com o preenchimento automático
  • Remover os planos de fundo num piscar de olhos e ajustar imediatamente as perspectivas em fotos
    de documentos
  • Acessar arquivos exibidos recentemente do seu computador ou dispositivo móvel

Resumindo…

Os funcionários estão buscando maneiras de fazer as tarefas com mais rapidez e facilidade e esperam que
as ferramentas usadas com frequência permitam que eles concluam o trabalho da melhor maneira possível.
Com suporte para o Microsoft Office 2007 e 2010, Office 365 e SharePoint 2007 e 2010, o Acrobat DC é a
principal solução de PDF para converter, assinar, enviar e gerenciar documentos em qualquer dispositivo.

Fábio Jacob

Autor

Fábio Jacob

Com 20 anos de experiência no Mercado de TI, Advertising e Desktop Publish, é o especialista de produtividade da SoftwareONE. Linkedin

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