6 maneiras de reduzir seus custos de renovação com um roadmap de tecnologia claro

maio 23, 2016

Os departamentos de TI são constantemente desafiados a inovar mais, embora tenham seus orçamentos quase sempre podados, geralmente à custa do famoso “orçamento de inovação.” Uma das melhores formas para recuperar esse orçamento é com seus contratos de licenciamento de “Longa Data” de software. E uma iminente renovação de licenciamento oferece a oportunidade perfeita para renegociar a sua posição.

Para recuperar esse orçamento, você precisa saber que exatamente a necessidade de utilização daquele software durante o período contratado. Muitas empresas ainda não possuem uma estratégia de tecnologia traçada e alinhada a necessidade de software para apoiá-las, e, consequentemente, podem realizar pagamento do que não estão usando e nunca vão usar.

O que se segue é um conjunto de dicas de vários temas e áreas, mas, considerar todas elas antes da sua próxima renovação é crucial para um acordo que vai se adaptar melhor ao seu propósito. Isto é, um modelo otimizado que pode liberar orçamento para atividades mais voltadas para o próprio negócio.

1. Alinhe sua estratégia de tecnologia com sua Estratégia de Negócios

O advento da tecnologia em nuvem e a facilidade com que os serviços em nuvem são adquiridos mostram que muitas áreas de negócios estão cada vez mais agindo independentemente do time de TI. Muito rapidamente, as empresas podem se deparar com um excesso de oferta de tecnologia não-suportada, o que aumenta o gasto em licenciamento e contribui para a sobrecarga de suporte na equipe de TI.

A construção de uma estratégia de tecnologia junto com estratégia de negócios alivia muitos desses custos. Ela também fortalece sua posição de negociação no momento de uma renovação – um plano tecnológico claro deixa você tranquilo e elimina o “papo de vendedor” do fornecedor durante o processo. Além disso, a TI recupera a sua relevância ao se tornar o facilitador de negócios.

2. Evitar o Famoso “Tudo que você possa consumir”

Agregação de software, o uso do produto ilimitado, padronização imposta, desconto de plataforma. Estas são todas as ferramentas que grandes fabricantes usam para incentivá-lo a adotar seus modelos de contrato que incluem uma infinidade de produtos por um preço em conta, os já conhecidos pacotes “premium”. Estas são artimanhas de venda na esperança de que você não entenda que já teria direito a estes extras de qualquer maneira.

Claro, isto não é necessariamente algo negativo e um pacote “premium” pode ser uma solução muito em conta para o que você precisa. Os preços associados a esses contratos “premiuns”, pode ser extremamente benéfico, e é muitas vezes válido possuir direitos de uso de software que nã             o serão utilizados no momento, mas que depois serão muito válidos. Contudo, para muitas empresas, este modelo é um exagero e um contrato mais otimizado pode ser a melhor opção financeira.

3. Perfil de uso

A nuvem adicionou um novo nível de flexibilidade para licenciar e contratos de diversos modelos, mas até mesmo os modelos tradicionais “no local” podem oferecer maior alcance. Quando sua força de trabalho é composta com a exigência para o uso limitado do computador, há potencial para reconhecer economias significativas. Para realizar essas economias, você precisa saber quem são seus usuários, o software e os serviços que eles usam, e como você quer que eles usem a tecnologia no futuro.

4. Compras X TI

Conforme as empresas crescem, também cresce a distância entre aqueles que implementam a tecnologia e os responsáveis ​​por adquirir os meios para se fazer isso. Tenha consciência de que muitos serviços baseados em nuvem subvertem de forma eficaz os canais tradicionais de implementção da tecnologia, mas torna-se mais difícil de efetivamente otimizar a posição de licenças.

Um roadmap de tecnologia claro, e que esteja estreitamente alinhado aos seus processos de aquisição, vai trazer as coisas de volta aos eixos, limitando que o software está aprovado para compra e como ele pode ser adquirido. Isso mantém todo o negócio na mesma estratégia de tecnologia, aumentando muito a capacidade de otimizar os contratos de licenças. Este roadmap também fornece as ferramentas e os dados necessários para uma melhor posição na negociação no momento da renovação.

5. “Quando você precisa do software” X “Quando você precisa pagar por isso”

Entender quando e como você planeja implantar a nova tecnologia pode ser importante na navegação do campo minado de direitos de licença. Em particular, a compreensão da diferença entre seu estado atual e o futuro, pode ajudar a descobrir os direitos que você vai levar durante o período sem gerar custos de renovação desnecessários. Por exemplo: se você está consolidando suas implantações de servidores no datacenter ou na nuvem, você sabe o que seus direitos permitem?

O mesmo é verdadeiro quando se migra de um modelo de aquisição tradicional, em que os ativos de software são capitalizados, para modelos de consumo baseados em nuvem mais recentes. Ter um roteiro claro pode significar que você só vai pagar quando você realmente começar a consumir, ao invés de financiar assinaturas que ficarão em stand-by.

6. SAM – Software Asset Management ou Gestão de Ativos de Software

Uma prática madura de SAM é a pedra angular de uma estratégia de tecnologia. A atualização dos dados de SAM, muitas vezes, revela informações desconhecidas. Em muitos casos, apresenta tecnologias que já estão disponíveis para atender às necessidades do seu roadmap, possivelmente em concorrência com outros produtos, o que pode levar a novas reduções em seus gastos com software.

Tempo de renovação é estressante e perturbador. Fabricantes de software conhecem e sabem explorar isto, uma atitude que muitas vezes resulta em seus clientes colocando dinheiro nos “tudo que você pode consumir”, como mencionamos. Não caia nessa armadilha!

Equipe de Redação

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