Como montar uma Infraestrutura de TI de sucesso na sua empresa

dezembro 2, 2016

A importância da infraestrutura de TI nas empresas cresceu significativamente na última década. Em algumas companhias, o departamento de tecnologia passou de porões com alguns colaboradores para centros de dados sofisticados, com centenas de profissionais altamente capacitados operando todo tipo de hardware e sistemas de última geração.

Se até há pouco tempo, o Brasil era avaliado como um dos países com menor maturidade em infraestrutura tecnológica nas empresas — sobretudo por conta da cultura de direcionar os orçamentos para a manutenção do parque instalado, como apontou uma pesquisa da IDC em 2009 —, agora somos o país responsável por 45% de todos os investimentos de TI na América Latina.

O armazenamento em rede, por exemplo, quase não existia no início dos anos 90, mas hoje consome dezenas de milhões de dólares em grandes organizações de TI. Para se ter uma ideia, o Gartner estimou que até o final de 2016, os gastos mundiais com tecnologia da informação deveriam atingir US$ 81,6 bilhões, o que é 7,9% a mais do que o ano anterior.

Há boas razões para essa expansão. E é sobre elas que você precisa refletir!

A TI nas empresas

O sucesso de qualquer negócio depende de alguns fatores. Dentre os mais significativos, podemos citar a análise precisa e a visão de futuro. É aí que a Tecnologia da Informação (TI) se mostra imprescindível nas empresas modernas.

As organizações que mais investem em TI aumentam a sua quota de mercado, obtêm bons resultados financeiros e garantem boa competitividade em um mercado cada vez mais concorrido.

Com a TI, a oportunidade de analisar dados específicos e planejar a jornada do negócio de forma efetiva se torna muito mais palpável. Além disso, ela também fornece muitas ferramentas que podem resolver problemas complexos e, ao mesmo tempo, garantir a escalabilidade (crescimento futuro) do negócio.

Por exemplo, com aplicações de marketing digital, é possível promover produtos e/ou serviços para um mercado global sem que a equipe precise sair do escritório. E graças à computação em nuvem (cloud computing) e toda sua gama de serviços, é possível gerenciar e monitorar a infraestrutura de forma virtualizada, com baixo custo e mais uma série de benefícios.

Em suma, a TI perpassa todos os processos administrativos, inclusive o planejamento estratégico. Ela auxilia desde a elaboração de planos de ações táticas até o dia a dia operacional (produção, vendas, marketing, atendimento ao cliente, controladoria etc.), incrementando os resultados com automação e proporcionando um ambiente favorável à aplicação de metodologias de negócios e criação de novas ofertas.

O que é uma infraestrutura de TI

No entanto, para que a TI realmente funcione, é preciso que a empresa crie uma infraestrutura para ela. Você já ouviu falar em infraestrutura de TI? Ela consiste, basicamente, em todo o arcabouço tecnológico de uma organização, ou seja, o conjunto de equipamentos, sistemas, redes e serviços necessários para a operação.

Uma definição mais formal vem da Information Technology Infrastructure Library (ITIL v3), uma publicação com abrangência global que oferece aos profissionais de TI um direcionamento. Ela diz que a infraestrutura é o conjunto combinado de hardware, sistemas, redes, instalações etc. (incluindo toda a tecnologia da informação), a fim de desenvolver, testar, entregar, monitorar, controlar e suportar serviços de TI.

Vantagens e benefícios do uso de TI nas empresas

A seguir, veja com mais detalhes quais são as principais vantagens do uso estratégico de TI nos negócios:

Velocidade e precisão na tomada de decisões

Ao ter soluções que integrem departamentos, padronizem a imputação, o processamento e o armazenamento de dados, os líderes de negócio conseguem ter acesso às informações fiéis e, assim, podem tomar decisões mais precisas e rápidas.

Em poucos cliques, quando se utilizam as soluções certas, é possível ter previsibilidade de gastos, por exemplo, e agir para efetuar cortes e direcionar investimentos. E isso, crescentemente, não precisa mais ser feito dentro do escritório; usando soluções móveis, os líderes podem trabalhar em qualquer lugar e hora por meio de qualquer dispositivo (PC, tablet, smartphone etc.).

Melhorias na organização de processos e fluxos de trabalho

Com a TI, as empresas conseguem criar workflows de atividades. Ou seja, é possível criar sequências de tarefas por meio das funcionalidades dos sistemas e aplicações, de modo que um processo só pode ser iniciado quando outro, imediatamente anterior, é finalizado.

Isso ajuda os colaboradores a criarem uma rotina produtiva e regrada evitando erros, atrasos e retrabalhos. Tudo fica mais facilmente controlável e seguro do que quando não se pode contar com a tecnologia.

Aumento de produtividade, com qualidade de vida aos colaboradores

Um ponto importante que tem chamado a atenção das empresas é que a tecnologia pode ajudar os profissionais a produzir mais e melhor sem perder qualidade de vida. Na medida em que atividades e processos burocráticos são automatizados, por exemplo, as pessoas podem ter mais tempo para se dedicar a atividades mais estratégicas.

O estímulo causado pelas facilidades tecnológicas melhora o engajamento dos colaboradores das empresas, e isto se reverte em ganhos significativos em curto, médio e longo prazos.

Aumento da qualidade dos produtos ou serviços

Como a TI ajuda a criar padrões de execução de atividades e também melhora a governança como um todo, é natural que a qualidade dos produtos ou serviços também seja elevada. A repetição contínua de processos bem ajustados torna as linhas de produção mais focada em resultados. A aplicação de boas práticas se torna muito mais fácil em um ambiente que conta com boas ferramentas tecnológicas.

Redução de custos operacionais

Tudo o que foi citado até aqui também contribui para a diminuição dos gastos no dia a dia da operação das empresas. Ao integrar filiais por meio de sistemas de gestão empresarial (ERP), por exemplo, cai significativamente a necessidade de fazer ligações telefônicas para solicitar documentos; a própria facilidade de localização das informações entre departamentos melhora o tempo de execução das atividades, e isto reflete positivamente nas finanças da empresa.

Melhorias na adaptação do negócio para lidar com acontecimentos previstos e não previstos

Por fim, uma vantagem que é muito apreciada pelas empresas que investem em TI é a adaptação para lidar com riscos e imprevistos. A tecnologia traz mais inteligência e competitividade, proporciona maior poder de análise e melhor tomada de decisão, o que torna as adaptações mais fáceis perante os desafios do mercado competitivo.

Como montar uma infraestrutura de TI

O sucesso de uma infraestrutura de TI depende da variedade e da qualidade dos equipamentos de hardware, sistemas e soluções de serviços que alimentam as operações de uma empresa. Nem sempre é tarefa fácil descobrir quais são as ferramentas necessárias.

A certeza é que, a partir das comunicações, do compartilhamento de arquivos e serviços de colaboração para a segurança e estabilidade da rede, suporte de help desk e programas de gestão, é possível criar um bom ambiente para que isso aconteça.

Em relação a isso, preparamos algumas dicas para que você monte a infraestrutura ideal para a sua empresa. Confira estes cinco passos:

Pesquise para encontrar as soluções certas

O primeiro conselho é olhar para dentro do negócio e, em conjunto com todas as áreas, definir quais são as necessidades. E isto deve ser feito antes de levantar os requisitos técnicos.

Em resumo, é preciso se perguntar qual o apoio que cada departamento, dentro das suas atribuições, espera da tecnologia. O departamento de vendas, por exemplo, precisará de sistemas que o ajudem a arquivar informações sobre clientes e prospects. A área de produção vai precisar de soluções para tornar os processos de fabricação mais sinérgicos e rápidos, e assim por diante.

Busque os melhores fornecedores

Ao procurar por sistemas e serviços, preste atenção nas fases iniciais do seu relacionamento com cada fornecedor. Você precisará contar com empresas que tenham um bom background nas soluções que oferecem. E é preciso tomar bastante cuidado, pois, como o desenvolvimento de soluções tecnológicas é cada vez mais simples e rápido, há muitas empresas com ótimo discurso que não são exatamente o que apregoam em suas campanhas de comunicação e marketing.

Além de avaliar as ofertas em si, ao avaliar um potencial fornecedor de produtos ou serviços de tecnologia, faça as seguintes perguntas:

  • Como este fornecedor vai responder quando aparecerem problemas técnicos?
  • Os clientes deste fornecedor estão satisfeitos com o que ele entrega?
  • Os valores cobrados estão dentro de uma lógica ética de mercado?

Depois de encontrar os fornecedores certos, construa com eles uma relação de proximidade. Encontre neles um ponto de apoio, inclusive para que sintam liberdade de propor melhorias na sua infraestrutura.

Busque sempre a simplicidade

A TI é complexa, sobretudo sob o ponto de vista técnico, mas não significa que ela tenha que ser complicada. Pelo contrário, com a chamada era da transformação digital, a ordem do dia é simplificar.

Trabalhe para que a infraestrutura de TI da sua empresa seja simples (não entender simples por simplória). Ao estruturar redes de computadores, por exemplo, opte pela virtualização. Quanto menos complicada for a infraestrutura, mais fácil será geri-la e controlá-la no dia a dia agitado das operações.

A escolha de produtos padronizados, em vez de precisar fazer longos períodos de implementação de personalizações, pode simplificar o treinamento, a ambientação, a solução de problemas e atualizações no futuro.

Encontre soluções que possam crescer junto à sua empresa

Conforme a sua empresa cresce e se expande, a tecnologia deve crescer também. Logo, um bom exercício na hora de montar uma infraestrutura de TI é pensar em escalabilidade tecnológica. Em outras palavras, você deve visualizar lá na frente, quando mais usuários forem contratados, quando mais dados forem processados, para evitar que as operações sejam paralisadas para fazer novas implementações.

Encontrar produtos que possam crescer junto à sua empresa também vai ajudá-lo a evitar custos futuros. Ao adquirir um sistema de gestão empresarial, por exemplo, é interessante você ter a certeza de que a interface de administração seja fácil de ser compreendida (diferentes níveis de administração, bem como a capacidade de adicionar ou remover administradores), para que futuros usuários não percam muito tempo tentando “desvendar” as funcionalidades — ou que você tenha que gastar muito dinheiro com treinamentos.

Crie processos flexíveis e intuitivos

Se você resolvesse demitir os responsáveis pela TI da sua empresa hoje, a infraestrutura tecnológica continuaria funcionando sem nenhum problema?

Parta desta pergunta na hora de estruturar os processos em torno da infraestrutura. A carga de conhecimento ao redor do arcabouço tecnológico pode ser um empecilho para o perfeito funcionamento da operação de uma empresa quando os profissionais são afastados ou pedem demissão. Daí a importância de os processos serem flexíveis e simples (sempre documentados e seguindo metodologias e práticas de conhecimento dos profissionais de TI).

Ou seja…

Como vimos, a infraestrutura de TI é fundamental para o sucesso dos negócios. É ela quem garante o apoio necessário para que as operações sejam otimizadas e tragam bons resultados. Montá-la da forma mais adequada é sempre um desafio e depende de uma série de fatores, mas não necessariamente precisa ser uma grande dor de cabeça para os gestores.

O que podemos acrescentar é que a infraestrutura também precisará ser mantida de forma efetiva, o que talvez seja um desafio ainda maior. Logo, para manter uma boa infraestrutura, as empresas precisam contar com os melhores profissionais e ter o apoio de bons fornecedores. E a parceria entre estes colaboradores internos e os parceiros externos também é decisiva no sucesso.

Também é preciso que as empresas se conscientizem que a infraestrutura de TI é um investimento e não um gasto. Ao estar preparada para avançar nos negócios, tendo a tecnologia como uma aliada estratégica, a empresa tende a ganhar competitividade e sair na frente da concorrência. E isso implica entender que, assim como nos demais departamentos, os investimentos em TI não devem ser norteados somente pelo mais barato, e sim pelo que mais agrega valor ao negócio.

Aproveite e confira também nosso post sobre como avaliar a infraestrutura de TI na sua empresa.

Nova chamada à ação

Luis Pinto

Autor

Luis Pinto

Com 20 anos de experiência profissional em empresas multinacionais e nacionais na área de Tecnologia de Informação, Luis é responsável pela gestão da equipe de TI de toda a América Latina na SoftwareONE. Linkedin

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