Licenciamento de software: como evitar problemas na minha empresa?

setembro 26, 2016

Os modelos de software se tornaram rapidamente um dos ativos de negócios mais valiosos e críticos de uma empresa. Mesmo assim, ainda é comum ver organizações não utilizarem o licenciamento de software, caracterizando esses recursos como pirataria.

De acordo com dados da BSA, a cada 10 programas adquiridos ou baixados pela internet em território nacional, mais de cinco são obtidos ilegalmente. Com uma redução de apenas 10% desse número, quase R$ 8 bilhões seriam acrescentados à receita da indústria e mais de 12 mil novos empregos seriam criados.

Esses dados mostram a importância do tema para qualquer organização. Por isso, vamos entender o que é o licenciamento de software e o que sua empresa pode fazer para não ter problemas com uma prática ilegal como a pirataria.

O que é licenciamento de software?

O licenciamento de software é uma autorização da empresa fornecedora para a utilização do produto. Ao comprar uma licença, sua empresa está adquirindo uma autorização formal para utilizar aquele software de acordo com as especificações estipuladas no contrato.

Existem diversos tipos de licenças, algumas são baseadas na quantidade de computadores em que o programa será instalado — comum nas versões antigas do Microsoft Office, por exemplo — ou licenciamento através do número de usuários que terão acesso ao recurso. Com o crescimento de software baseado na nuvem, essa última modalidade se popularizou e está se tornando tendência, como no caso de empresas como Dropbox.

Os riscos do software não licenciado

Muitas empresas, por desconhecimento ou negligência, deixam de comprar a licença de uso do software interno e isso pode acarretar sérios problemas. Ao fazer isso, sua firma não remunera devidamente os desenvolvedores, e sua própria organização é colocada em risco de diversas maneiras diferentes. Veja algumas:

Falta de segurança

Você já se perguntou o que motivaria um hacker a gastar horas de trabalho para quebrar a segurança de um software genuíno e disponibilizá-lo gratuitamente a qualquer pessoa? O retorno financeiro desse trabalho vem com a inserção de diversos tipos de vírus e códigos maliciosos dentro do programa para que seja possível roubar dados importantes posteriormente, desde as senhas dos sistemas organizacionais até documentos sigilosos. Vale uma super atenção principalmente para instituições governamentais que, neste caso, que lidam com informações de diversas camadas da sociedade e precisam ter cuidado com processos delicados.

Um software pirata pode fazer com que sua empresa perca arquivos críticos. Existem alguns tipos de vírus que, após serem ativados, inviabilizam a utilização dos computadores, a ponto de ser necessário realizar a formatação completa do sistema. Há também ameaças que “bloqueiam” os dados do usuário com uma chave de criptografia que apenas pode ser desbloqueada através de uma senha que fica em posse do hacker, que usará de chantagem para receber milhões de reais de sua empresa em troca dessa informação.

Perda de funcionalidades

Um software original recebe atualizações constantes que corrigem instabilidades e adicionam novas funcionalidades e recursos ao programa. Como cópias não licenciadas não podem receber todas as atualizações dos fornecedores, sua equipe não poderá utilizar o software completo.

Além disso, boa parte das atualizações são lançadas para corrigir falhas de compatibilidade com o sistema operacional e demais aplicações, ou seja, as chances de que em pouco tempo comecem a surgir falhas e instabilidades são bem grandes.

Ausência de suporte técnico

Cada dia mais as empresas se tornam dependentes da infraestrutura de TI para manter seu funcionamento. Portanto, é indispensável que uma equipe de suporte técnico esteja disponível para qualquer falha que possa surgir. O problema é que empresas que utilizam software não licenciado, não podem contar com os serviços de suporte técnico que geralmente já vem incluído na licença de uso do programa, causando sérias perdas de produtividade.

Reputação prejudicada

Embora seja difícil mensurar, é inegável o dano causado a qualquer empresa que utilize software não licenciado. Dificilmente algum parceiro de negócios se sentirá confiante em negociar com uma empresa que pratica pirataria. Assim, a probabilidade de que você deixe de fechar negócios por conta disso é grande.

Adquirir apenas cópias originais transmite respeito e preocupação com os clientes e com as leis, e uma empresa só consegue se manter no mercado quando consegue passar uma imagem positiva para os clientes e parceiros de negócios.

Penalidades legais

O desenvolvimento de um software envolve anos de investimento. Ele combina as ideias criativas e talentos de programadores, escritores e designers. Como a maioria dos trabalhos criativos, os produtos de software estão protegidos por leis de direitos autorais, e essas leis devem ser respeitadas pelos usuários, para que a indústria desses recursos possa continuar a inovar.

A licença é um documento legal, que define os termos de uso de qualquer software. Se uma empresa viola os termos de uma licença – como copiar, distribuir ou instalar um software de forma que a licença proíbe, intencionalmente ou não – ela está infringindo os direitos autorais e está quebrando a lei. As penalidades civis e criminais podem gerar multas significativas que chegam a 3.000 vezes o valor da licença do software.

Como evitar problemas para minha empresa?

Veja quais medidas podem ser tomadas imediatamente para que sua empresa não sofra com as penalidades descritas acima.

Legalize seu software

A primeira ação a ser feita é a substituição de programas ilegais por cópias licenciadas. Para muitas empresas essa migração não é tão simples e pode fugir do orçamento. Nesse caso, uma dica é avaliar quais funcionários realmente precisam ter o software instalado para cumprir com as suas tarefas diárias. Algumas vezes, mudanças nas atribuições de alguns funcionários podem ser revistas pra concentrar o acesso a um software com licença mais cara.

Outra solução é utilizar versões mais antigas, que geralmente apresentam recursos parecidos com as versões mais recentes e costumam ser mais em conta. E, por fim, busque por descontos e negocie com o fornecedor por preços mais baixos.

Faça auditorias internas

Qualquer software pirata que estiver instalado nos computadores dentro da empresa é de responsabilidade da companhia, mesmo que um funcionário tenha instalado por conta própria. Em uma auditoria, isso pode se transformar em uma multa com valores consideráveis. Por isso, realizar uma auditoria de software interna para identificar quais programas estão instalados nas máquinas é uma medida preventiva que pode evitar maiores prejuízos.

Utilize versões alternativas

Licenças de software podem ser caras para o orçamento limitado de pequenos negócios. Mas nem por isso vale a pena colocar sua empresa em risco. O caminho mais seguro é investir em versões alternativas, que apresentam funções e recursos semelhantes por preços mais baixos e muitas vezes até gratuitos.

Tenha uma política de software

Para desencorajar a instalação de programas piratas dentro de sua companhia, crie uma política de software que explane a proibição e as consequências dessa prática dentro da organização. Garanta que todos os funcionários tenham ciência dessas regras internas e mostre os caminhos para se adquirir modelos de software da maneira correta.

Guarde seus contratos

Esteja preparado para provar sua idoneidade para órgãos de proteção de direitos autorais de software, como a BSA (Business Software Alliance). A forma mais simples de se fazer isso é guardando seus comprovantes, recibos e notas fiscais. Fazer o licenciamento de software é garantir tranquilidade ao seu negócio.

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