Otimize seus custos Microsoft SPLA e avalie o seu risco de forma independente

setembro 1, 2016

Há uma simples verdade sobre Microsoft SPLA (Service Provider License Agreement) que muitos parceiros ignoram: atualmente os parceiros estão contratualmente “obrigados” a relatar o uso mensal de utilização de licenças e manter registros e históricos de período.

Mas, por que isso é um problema?

O desafio para os prestadores de serviços todo mês é consolidar todos os dados de utilização, fazer a consolidação e relatar com precisão o uso. Isso é algo que as empresas só fazem uma vez por ano, mas os prestadores de serviços precisam passar por isso todos os meses. Durante este processo, existem muitas variáveis que não só criam involuntárias não conformidades, mas também parceiros que muitas vezes acabam pagando a mais pelas licenças de software.

Quando o ambiente e infraestrutura não passa por atualizações e mudanças constantes, é mais fácil gerenciar e continuar reportanto a utilização das licenças todo mês e até mesmo com a  mesma quantidade que do mês anterior. Isso significa que você “nunca” verifique até mesmo os elementos mais básicos como: a infra-estrutura física, as novas implantações, os acessos de usuários adicionais, gestão e monitorização de AD, aprendendo assim as regras de licenciamento e …. a lista continua.

A verdade é que o licenciamento Microsoft SPLA é incrivelmente complexo. As constantes mudanças e a nova estrutura de acordo contratual forçou uma mudança na gestão operacional longe das pessoas que trabalham ativamente na operação do dia a dia dentro casa, tento a necessidade da atuação efetiva de especialistas contratados. Isso ocorre porque as pessoas em atuam dentro de casa, muitas vezes têm um outro papel além de fazer os relatórios mensais de SPLA, no qual é simplesmente visto como um add-on para a sua atividade existente e a aprendizagem de licenciamento não é simplesmente uma coisa que vale a pena para o seu tempo. No entanto, se isso não for adequadamente gerenciado, pode levar ao sub-faturamento de seus clientes, o excesso de pagar por software, e risco de auditoria significativa. Então, o que fazer?

Alguns pontos de partida práticos

Como um parceiro de SPLA, você precisa ter as respostas a algumas perguntas fundamentais:

  • Quando foi a última vez que você limpou os registros do seu AD?
  • Você sabia que, sob e auditoria, você deve informar qualquer pessoa que tenha acesso a um produto, independentemente se eles realmente exercidos que o acesso ou não?
  • Você possui o controle adequado de como seus clientes estão usando seus serviços e licenças? Ou você apenas confia em seus relatórios mensais?
  •  Você tem uma ferramenta que te oferece acesso as informações do seu consumo? Ou você agrupa os dados em planilhas?

Depois de ter tomado um balanço dos seus principais processos e exposições potenciais, você pode começar a transformar essas armadilhas de licenciamento SPLA em oportunidades. No meu trabalho, tenho visto que a maioria dos parceiros SPLA possuem oportunidades de reduzir cerca de  30% do seu faturamento mensal. Ao chegar nesse detalhe e nível de informação do seu negócio, não vamos economizar tempo e dinheiro, mas encontrar oportunidades de faturamentos perdidos que ajudam a alavancar o seu negócio.

A prática madura de gestão de licença tem muitos benefícios

  • Identificar qualquer informação sobre o pagamento de licenças de software que ocorre a cada mês
  • Identificar oportunidades de faturamento perdidas e aumentar a receita de hospedagem
  • Uso eficiente do tempo para a sua equipe e manter o foco sobre os projetos importantes
  • Mitigação de riscos, alcançar e manter a conformidade do fornecedor e evitar qualquer gasto de software ou de auditoria não provisionada

Mas, como disse, a realidade é que embarcar neste processo de otimização de licença SPLA pode ser demais para sua equipe in-house. Com uma prática global comprovada e processo que oferece resultados consistentes para provedores de serviços em todo o mundo, a SoftwareONE ajuda as organizações a manter o foco em seu core business, pois tem confiança de que seu licenciamento está sendo cuidado.

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Rodrigo Eleoterio

Autor

Rodrigo Eleoterio

Hosting Solution Specialist da SoftwareONE Brasil. Linkedin

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