Regularizar as licenças de software da sua empresa pode reduzir custos. Veja como!

Março 17, 2016

Pequenos e médios empresários possuem muitos desafios, principalmente em tempos de crise, e 2016 promete ser um ano desafiador. Sabemos que são muitas coisas para cuidar e é complicado gerenciar tudo ao mesmo tempo. Mas, nos detalhes é que mora o perigo e, muitas vezes, eles são tão evidentes que não conseguimos enxergar.
Por exemplo, você sabe se as licenças de software do computador que está usando agora mesmo estão regularizadas? E quanto ao restante das máquinas da sua empresa? Um software sem licenciamento pode surpreender o seu orçamento. E, não estamos apenas falando de processos ou multas.

De acordo com a Revista ForeignAffairs.com, 3.7 Bilhões de dólares foram roubados de empresas e pessoas físicas brasileiras com golpes virtuais, golpes estes que usavam brechas em software não protegidos, atualizados ou licenciados. E, segundo a Folha de São Paulo, pequenas e médias empresas são os maiores alvos de ataques cibernéticos devido à falta de software de proteção atualizados .

Outro estudo revela ainda, que os problemas gerados pela falta de governança do parque de software, acarretam à área de TI de 20% a 30% mais trabalho durante todo processo desde identificação do problema até a resolução. A regularização de licenças das suas máquinas pode ser bem simples e flexível conforme suas necessidades.

Vamos fazer um pequeno teste? Confira as perguntas abaixo:

  1. Você sabe quantos PCs, laptops e servidores a sua empresa está usando atualmente?
  2. Você tem certeza de que nenhum funcionário da sua empresa instalou software não-autorizado?
  3. A sua empresa tem políticas internas sobre uso de software e/ou compra de licenças de software?

Se a sua resposta foi “não” para qualquer uma das perguntas (ou respondeu “sim” para todas, mas sem tanta certeza) ligue o alerta, coloque o assunto como prioridade 1 e comece a verificar as suas licenças agora mesmo. Tudo que você menos precisa no momento é uma auditoria. Mesmo que sua situação esteja regular, acompanhe nossas dicas e entenda mais sobre os tipos de licenciamento e informações que vão ajudar a prevenir complicações futuras. Lembre-se dos detalhes!

Inventário

Para começar, é necessário organizar um inventário, uma lista mesmo, de todas as máquinas em uso. Depois, compare as informações com o número de licenças de software válidas atualmente. Dependendo do tamanho da sua empresa, este processo pode ser um pouco mais complicado, mas estabelecer o inventário inicial é essencialpara um gerenciamento de software eficiente e adequado, que vai livrar você de muita dor de cabeça no futuro. Vale realizar o esforço agora. Mão na massa!

Normas e procedimentos 

Determine quem será o funcionário (ou funcionários) responsável pelas aquisições de software, os fornecedores, os processos e as normas de uso. Organize o fluxo e hierarquia de procedimentos para aquisição de software. Todas normas internas consolidadas devem estar por escrito.

Uso de software

Entre as normas consolidadas, devem constar alguns itens, como a política de proteção contra auditorias. Um documento oficial com regras claras para os funcionários cumprirem os procedimentos definidos pela área de tecnologia da informação.

Uma boa dica para começar é também ficar atento aos tipos de licenciamento dos produtos de software e qual deles se aplica melhor às necessidades do seu tipo de negócio.

LICENCIAMENTO MICROSOFT PARA PEQUENAS E MÉDIAS EMPRESAS

Cada tipo de empresa pede um tipo de licenciamento. O que isso quer dizer? As modalidades existentes na Microsoft permitem que você adeque o seu contrato para a sua necessidade.

Uma forma de tornar o processo bem mais simples é terceirizar o gerenciamento com um parceiro que ofereçasoluções de CSP (Cloud Solution Provider), ou seja, serviços on-line (isto é, totalmente na Nuvem). Trata-se de um modelo flexível para vender e auxiliar de ponta a ponta a gestão do ciclo de vida do software.
Entre algumas vantagens que você pode encontrar, está o provisionamento direto, suporte e cobrança conforme a necessidade de produção. Por exemplo, se sua companhia possui dois computadores que precisam de licenciamento, você só pagará por duas licenças. É tão simples que, caso precise aumentar, basta ajustar as licenças conforme o crescimento do seu negócio. Existe uma vasta lista de benefícios que podem alavancar os negócios, veja Como a nuvem da Microsoft pode otimizar e reinventar os negócios. Esta é uma opção perfeita para pequenas e médias empresas que buscam produtividade de forma segura e sustentável segundo a necessidade da sua empresa.

Que tal procurar agora mesmo um especialista em licenciamento de software?

Marcelo Theóphilo

Autor

Marcelo Theóphilo

Marcelo Theóphilo é Head of Services na SoftwareONE desde 2014 e trabalha na indústria de TI há mais de 16 anos. Trabalhando em empresas com foco em processos de reformulação e licenciamento de software, tem ampla experiência em ajudar as organizações a desenvolver contratos de licenciamento de software sustentáveis e a manter um roteiro para melhorar continuamente o processo de Gestão de TI. Linkedin

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