Trace (e atinja) suas Metas de Gestão de Ativos de Software para 2016

Janeiro 11, 2016

Você já fez um balanço de sua gestão de TI em 2015?

Tenho certeza que uma das metas de 2016 será “perder peso” nos contratos de software. Então, chegou a hora de traçar novas metas! Sejam quais forem seus objetivos – Cloud, Digital Business com BI e Analytics, Digital Marketing e Security, colocar no papel a lista de metas a serem cumpridas ao longo do ano pode te ajudar a concretizá-las com mais facilidade.

Meta 01: Crie sua linha de base – próximos 60 dias

Primeiro passo: Selecionar os fornecedores que irão ser analisados na primeira onda. Tentar fazer uma linha de base com todos os fabricantes é o primeiro erro;

Segundo passo: Identificar quais áreas poderão suportar o projeto de linha de base de software. Como sugestão usamos pessoas das áreas de governança de TI, infraestrutura de TI, suprimentos e financeiro, nada mais do que 03 pessoas no grupo;

Terceiro passo: Criar a linha de base de quais contratos de softwares a empresa possui versus o que está em uso. Isso dará a visão geral da saúde do portfólio de software da empresa.

Para criar este report de Health Check, você deverá usar suas ferramentas existentes de inventário ou, melhor ainda, uma ferramenta de SAM (Software Asset Management), mais o inventário de contratos de software e o conhecimento de regras e contratos de licenciamento.

O resultado deste Health Check será classificado em três categorias:

  • Software que tenho a mais no ambiente – sobra em estoque virtual
  • Software que tenho a menos no ambiente – falta em estoque virtual
  • Software que foram instalados de forma errada (tecnicamente ou necessidade do negócio)

Meta 02: Refaça sua arquitetura de contratos – próximos 90 dias

O principal problema que encontramos em análises de portfólio de software é a falta de alinhamento das necessidades de negócio com as melhores práticas na aquisição de software. Para isso, a busca por alternativas em cenários e contratos de licenciamento torna-se o principal resultado desta meta.

Primeiro passo: Definir quais contratos de software consigo mudar para uma modalidade depagamento como serviço Nuvem. Estamos falando aqui de modalidade de pagamento e não migração técnica para nuvem, ainda!

Segundo Passo: Definir quais serviços já poderão ser migrados para nuvem, como por exemplo: armazenamento e Backup, Ambiente de Dev. Testes, E-mail corporativo ou infraestrutura de servidores virtuais. Aqui sim estamos falando de como a tecnologia de nuvem pode ser usada para redução de contratos;

Terceiro Passo: Iniciar uma conversa com o fabricante de software para entender como fazer o acerto de contas da falta de estoque virtual e quais as opções eles possuem naquele momento, lembre-se que o plano 01 e 02 deverão estar prontos! Nuvem é a “moeda da vez”.

Meta 03: Implante o PDCA de gestão de portfólio de software – próximos 120 dias 

Primeiro Passo: Definir o catálogo/cardápio de Software de sua empresa. Saber o que poderá ser distribuído por área é um grande passo bem como a criação de perfis de “imagens” de software;

Segundo Passo: Definir o Workflow de gestão de ativos com os responsáveis e os seguintes status de aprovações: Requisição, Aquisição, Provisionamento/Instalação, Movimentação, Desinstalação/Mudança, Transferência e aposentadoria do Software; Sim, existem softwares que mesmo aposentados podem contar positivamente para seu Compliance Final;

Terceiro Passo: Defina uma Meta de Compliance para o ano de 2016 factível, como por exemplo: estar em conformidade com as regras e contratos do fabricante Oracle em 65% até Julho, 80 % até Outubro e assim em diante. Com a linha de base em mãos, torna-se agora possível fazer esta análise.

Amplie os passos do PDCA a medida que as mudanças evoluírem para não ter o perigo da empresa se acomodar e Feliz 2016!

Marcelo Theóphilo

Autor

Marcelo Theóphilo

Marcelo Theóphilo é Head of Services na SoftwareONE desde 2014 e trabalha na indústria de TI há mais de 16 anos. Trabalhando em empresas com foco em processos de reformulação e licenciamento de software, tem ampla experiência em ajudar as organizações a desenvolver contratos de licenciamento de software sustentáveis e a manter um roteiro para melhorar continuamente o processo de Gestão de TI. Linkedin

Deixa uma resposta