5 coisas que atrapalham a produtividade do seu time e como você pode mudar isso em 2018

janeiro 15, 2018

Todo fim e começo de ano é um momento decisivo para as empresas. Muitas delas já entenderam que precisarão produzir mais e gastar menos em 2018. Por conta disso, líderes e gestores são desafiados todos os dias a aumentar a produtividade de seu time, gerenciando tarefas e tendo uma visão transparente do que está acontecendo ao mesmo tempo.

Abaixo estão os 5 erros mais comuns de equipes e pessoas que fazem com que a produtividade de todo um setor seja prejudicada. E para aprofundar mais no assunto, recomendo que você se inscreva no webinar gratuito que irei apresentar dia 6 de março, às 10h sobre “Como tornar sua equipe mais produtiva em 2018” .

1. Checar e-mail constantemente

Não é mentira que o e-mail é um dos meios de comunicação mais utilizados no meio corporativo. Por conta disso, ele acaba sendo utilizado para trocas de informações, envio de documentos, pedidos de atualização de tarefas ou até mesmo processos. Já parou para pensar que seu time pode estar perdendo um tempo valioso esperando uma informação chegar ou até mesmo uma resposta para resolver imediatamente determinada tarefa, projeto ou processo?

Plataformas de gerenciamento de trabalho colaborativo ajudam a reduzir esse gigantesco fluxo de e-mail que estamos inseridos todos os dias, dando espaço para times e pessoas para organizar e compartilhar suas tarefas, informações e dados de maneira diferente e mais eficiente do que a sua caixa de entrada.

2. Realizar muitas reuniões para atualização de status

Quanto tempo sua equipe fica em reuniões apenas para atualizar status? Aquelas reuniões nas quais todos estão dentro de uma sala discutindo o que eles completaram, onde estão no projeto ou qual o próximo passo, gastando mais tempo do que trabalhando de fato.

Se sua equipe está realizando esse tipo de reunião, você deveria começar a reconsiderar elas.

Com uma ferramenta de gerenciamento de trabalho como o Smartsheet, por exemplo, é possível você visualizar todos os status de seu projeto. Além disso, é possível pedir atualizações de status para a pessoa responsável pela própria solução, economizando tempo, e-mails e reuniões.

3. Ficar lembrando colaboradores de seus deadlines

É comum que membros das equipes fiquem ocupados lembrando outras pessoas sobre as datas finais de tarefas e projetos. Isso não apenas contribui para a utilização excessiva de e-mails, mas também não é um uso produtivo do tempo de todos.

A maneira mais simples de automatizar esse processo e não ter mais que se preocupar com esses e-mails é utilizar uma ferramenta que tenha esta função de “Lembretes”. Dessa maneira, você consegue criar lembretes para as pessoas responsáveis e elas saberão que o deadline está próximo ou que está atrasado. Por exemplo, você pode notificar o responsável que a ação dele terminará em 3 dias.

4. Procurar informações

Procurar por informações para ter o trabalho concluído pode ser uma tarefa muito longa e trabalhosa, fazendo com que o seu time perca muito tempo.

Por meio das plataformas de trabalho colaborativo você e seu time terá todas as informações na palma das mãos, seja pelo seu computador ou pelo seu celular. Além disso, com integrações com o Microsoft OneDrive, Google Drive, Box e DropBox, você terá todos os seus anexos de arquivos necessários no seu projeto ou nas suas tarefas, disponível para todos aqueles que precisam ter o acesso.

5. Ser interrompido muitas vezes

Muitas vezes, os colaboradores de uma empresa necessitam realizar interrupções entre uma tarefa e outra, a fim de pedir atualizações para os outros colaboradores ou rastrear aprovações.

Por meio da automatização dos processos de atualização de status e de aprovações, o seu time pode cortar essas interrupções e ter as informações na hora certa: quando mudam de uma tarefa para a outra. Otimizando o tempo e trazendo transparência para todos as tarefas.

Essas são apenas 5 típicas ações improdutivas que podem estar atrasando seus projetos e o sucesso da sua equipe. Veja qual delas está presente na rotina da sua empresa e pense em soluções de trabalho colaborativo, como a Smartsheet. Plataformas como esta, com certeza, podem te auxiliar a reduzir esses erros e manter uma equipe mais produtiva em 2018.

Inscreva-se no webinar sobre “Como tornar sua equipe mais produtiva em 2018” e descubra novas formas de alcançar seus objetivos de negócio. Será dia 6 de março, terça-feira às 10h.

 

 

 

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Aldo Antonio

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