8 ótimos motivos para ter o Office 365 Staffhub

outubro 22, 2019

A Microsoft tem lançado vários serviços de alto nível para os clientes do Office 365, e grande parte dos holofotes está direcionada para o fantástico Microsoft Teams, que vem atualizando de forma bem-sucedida o Microsoft StaffHub.

Neste post, você confere 8 razões que comprovam que o Office 365 é um serviço que agrega, e muito, para empresas de todos os tamanhos. Além disso, vai entender como funcionará a migração do StaffHub. Boa leitura!

1. É cuidadosamente projetado

Sim, isso pode parecer superficial, mas em um mundo moderno, com aplicativos inteligentes e interfaces de usuário chamativas, o modelo Excel ainda atrai.

Com esse conjunto de ferramentas, você tem acesso ao aplicativo de Web, que pode ser usado facilmente para gerenciar os turnos do seu pessoal. Ele apresenta uma leitura descomplicada e uma aparência moderna.

2. Oferece um aplicativo

Provavelmente, o maior motivo para as suas equipes amarem o StaffHub é o fato de ele ter um aplicativo. Disponível na sua loja de aplicativos favorita, ele permite que os colaboradores visualizem os seus turnos anteriores e futuros, recebam notificações e solicitem férias/descansos adicionais.

Caso haja a necessidade de alterar a agenda, a equipe será notificada instantaneamente, de forma a assegurar a ciência de todos e de não haver ausência nos turnos.

3. Incrementa a colaboração entre os times

Ruídos e problemas gerais na comunicação acometem diferentes tipos de negócio, independentemente do tamanho da companhia ou do ramo específico de atuação. Desse modo, estabelecer canais mais efetivos de colaboração e trocas de ideias e documentos é um objetivo recorrente.

Contudo, implementar esses canais pode sair caro caso o procedimento não seja conduzido de forma adequada. Com os aplicativos fornecidos pelo Office 365, a Microsoft garante que esse objetivo seja inteiramente cumprido.

Dessa forma, os gestores e colaboradores em geral passam a contar com ferramentas efetivas de comunicação, como o Teams, que oferece a opção de chat otimizado entre pessoas e grupos e ainda desenvolve times especiais para cada projeto.

Além disso, ele é integrável a outras ferramentas utilizadas nas empresas, como o pacote Office e o Planner, destinado a gerenciar tarefas e projetos diversos em um só local. O seu dashboard é bastante intuitivo e garante facilidade na colaboração e execução de tarefas, além de otimizar a gestão diária dos documentos.

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4. Proporciona ferramentas para o aumento de produtividade

No tópico anterior, mencionamos o pacote Office, que conta com ferramentas de uso rotineiro nas empresas, como o Word, o PowerPoint e o Excel. Muitas vezes, escrevemos longos relatórios em um desses programas e os salvamos em equipamentos como pen drives e discos rígidos.

Com a ascensão do cloud computing, as empresas passaram a contar com uma opção mais segura para guardar os seus arquivos. Nesse sentido, o Office 365 é a solução perfeita para agregar as demandas, já que ele possibilita o armazenamento direto de um documento de Word, por exemplo, na nuvem da Microsoft.

Isso porque dispositivos de armazenamento físicos são importantes, mas limitam a realização do trabalho, já que o profissional não consegue obter o acesso a determinado arquivo sem ter o seu disco rígido ou pen drive por perto. Esse fator compromete a produtividade e limita as atividades desse colaborador.

Com o Office 365, o acesso é imediato, de qualquer lugar e por meio de qualquer dispositivo, móvel ou não. Além disso, ele oferece meios otimizados de colaboração — os documentos podem ser editados por duas ou mais pessoas, ainda que elas não estejam fisicamente no mesmo ambiente, o que estimula o trabalho em grupo.

5. A equipe consegue solicitar folgas de maneira bem mais fácil

No caso de pequenas empresas, acompanhar os descansos e/ou férias adicionais e as faltas pode ser uma tarefa bastante complicada. Muitas vezes, não há procedimentos formais em torno do processo, e lembrar de todos que precisam se ausentar transforma-se em um pesadelo.

O StaffHub simplifica essa tarefa ao permitir que a equipe solicite as suas folgas por meio do aplicativo. Depois, o gerente pode aprovar ou rejeitar a solicitação, assegurando que a data foi devidamente registrada e esclarecendo quem estará ausente e quando.

6. Monitora as horas de forma otimizada

Com muitos funcionários em diversos turnos, pode ser um processo desgastante calcular a folha de pagamento no final do mês. Nesse sentido, o Office 365 controla as horas semanais da equipe e fornece rapidamente informações que facilitam a contabilidade.

7. Troca turnos facilmente

Não seria ótimo se a equipe pudesse trocar de turno uma com a outra sem envolver diretamente a administração? Graças ao Office 365, os funcionários podem facilmente realizar essas trocas, mediante a aprovação final da solicitação pelo gerente.

Após a aprovação, o planejador será atualizado automaticamente para refletir a agenda modificada, com os horários dos colaboradores devidamente controlados.

8. Oferece bate-papo de equipes e carregamento de arquivos

Para muitos colaboradores de turnos, não há nenhuma exigência de ter um endereço de e-mail corporativo individual, ainda que eles pudessem se beneficiar da capacidade de se comunicar rapidamente com o time.

O Office 365 inclui um bate-papo de equipes integrado, que possibilita o carregamento de arquivos, para permitir que elas se comuniquem de forma mais eficaz.

E esse recurso não se limita à equipe, o gerente também pode utilizar o carregamento de arquivos para fornecer a ela informações importantes, como listas de preços atualizadas e material informativo, por exemplo.

Vantagem bônus: facilita a migração para o Teams

O Microsoft StaffHub foi um marco para a forma como os gestores organizam horários e turnos das suas equipes. No entanto, o serviço está sendo descontinuado, e não poderá mais ser acessado a partir de 1º de janeiro de 2020. Mas calma! Isso não significa que as suas funcionalidades desaparecerão.

Depois da desativação do StaffHub, os usuários que acessarem a ferramenta receberão uma mensagem direcionando-os para o Microsoft Teams. E não é preciso se preocupar: todo o histórico de dados de chats será automaticamente migrado.

Além disso, todos os recursos serão otimizados. Por exemplo, uma das funcionalidades mais recentes do StaffHub, o Shifts, será bem mais robusto no Teams. Isso porque ele só foi integrado ao Hub em janeiro de 2019: assim, ele terá uma vida útil maior no Teams e todos os profissionais poderão contar com as melhorias no serviço.

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Thiago Santanna

Autor

Thiago Santanna

Com mais de 16 anos atuando no mercado de TI, Thiago é Cloud Sales Leader na SoftwareONE Brasil desde 2016.

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