A importância do gerenciamento adequado das licenças da sua Oracle E-Business Suite

março 31, 2017

Embora a Oracle seja mais conhecida pelos seus produtos de banco de dados, ela também é uma líder global em aplicativos front-end. Um dos conjuntos de produtos de aplicação principal são os módulos ERP que são coletivamente conhecidos como E-Business Suite, ou pela sigla EBS. A EBS fornece módulos para tudo que uma empresa precisa para gerenciar seu negócio, incluindo recursos humanos, finanças, logística, etc. Assim como com qualquer software, os clientes que usam a EBS devem ter bons programas de Gerenciamento de Ativos de Software (SAM) pois a Oracle costuma incluir a EBS no escopo de suas auditorias. No entanto, existem alguns desafios únicos para compreender seu uso da EBS e manter a conformidade. Neste post vamos cobrir alguns desses desafios e enfatizar a importância de um bom SAM para a EBS.

Múltiplas métricas, múltiplos riscos

Um desafio do SAM para a EBS é que os módulos são licenciados por muitas métricas diferentes, cada uma delas com seu próprio potencial para causar dificuldades na conformidade. A variedade de métricas e suas respectivas definições contratuais muitas vezes confundem os clientes. Por exemplo, uma das métricas mais comuns oferecidas dentro do conjunto de produtos da EBS é “Usuário de Aplicativo”. Como já destacamos em posts relacionados, um “Usuário de Aplicativo” refere-se a uma pessoa a quem foi concedida o acesso ao programa, não importando se ela está realmente logada. Por essa definição, qualquer usuário que não foi configurado como “End Date”, mesmo que ele não seja mais funcionário da empresa, está consumindo uma licença e a Oracle considerará que uma licença é necessária no caso de uma auditoria da EBS. Muitos clientes não realizam o “End Date” de usuários e ficam sujeitos a altas taxas de conformidade.

Assim como no caso de “Usuário de Aplicativo”, quando os clientes licenciam por “Empregado”, outra métrica comum, o número de pessoas usando o software é irrelevante do ponto de vista do licenciamento. No entanto, ao contrário do “Usuário de Aplicativo”, o acesso ao software também é irrelevante. Quando os módulos são licenciados por “Empregado”, os clientes devem licenciar todos os seus funcionários, não importando se eles realmente acessam ou usam o software. Por esta razão, às vezes os clientes perdem a conformidade quando o número de empregados da empresa aumenta, mesmo que eles não usem o módulo EBS.

Alguns módulos EBS são licenciados pelo volume de uso em vez do número de usuários ou funcionários.  Por exemplo, a Oracle vende seu aplicativo Internet Expenses pela métrica “Relatório de Despesa”.  Neste caso, os clientes devem licenciar cada relatório de despesas que é criado no sistema. Outro aplicativo comum licenciado por volume é o Order Management, que pode ser licenciado pelo número de linhas de pedido eletrônico criadas no programa. Os clientes podem facilmente perder a conformidade com esses tipos de módulos simplesmente por um erro de cálculo na hora de estimar o volume a ser usado quando compram a licença. Enquanto que estes programas “baseados em volume” muitas vezes oferecem um baixo custo por unidade, as taxas podem subir rapidamente se o uso do programa superar o volume comprado.

Além das métricas discutidas acima, existem muitas outras, incluindo “Registro”, “Trainee” e até mesmo “$M Custo de Bens Vendidos”.  A variedade de métricas aumenta a complexidade no gerenciamento do licenciamento da EBS.

A dificuldade da auditoria interna

Ao contrário de muitos outros aplicativos que permitem aos administradores uma visibilidade fácil do acesso, uso, e finalmente, conformidade, conseguir uma compreensão completa da conformidade da EBS é extremamente complicado. Com a EBS, os usuários podem receber um número variado de responsabilidades dentro do sistema. Cada responsabilidade está ligada a um aplicativo específico, que por sua vez está ligado a um produto licenciável. Reunir tudo isso para entender quem está fazendo o quê na EBS é um processo complicado que envolve a exportação e análise de grandes quantidades de dados e, mais importante, identificar como os produtos da EBS estão ligados a produtos licenciáveis. Resumindo, avaliar a conformidade da EBS é, infelizmente, um processo altamente especializado quando comparado a outros aplicativos e pode ser uma tarefa desencorajadora para os clientes da Oracle.

A SoftwareONE pode ajudar a desvendar as complexidades do licenciamento da E-Business Suite

Nós rotineiramente orientamos os clientes se seu uso da EBS está em conformidade com o licenciamento e ajudamos a maximizar o investimento na EBS do cliente, esclarecendo as discrepâncias entre o valor real que os clientes estão obtendo e o que a Oracle considera que é licenciável. Nossas recomendações para o gerenciamento contínuo da EBS também ajuda o cliente a permanecer em conformidade e evita os riscos potenciais associados a uma auditoria.

 

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