Saiba como otimizar a alocação de recursos com 5 dicas simples

junho 21, 2018

Alocação de recursos é o termo que utilizamos para descrever o plano que uma empresa desenvolve para distribuir as ferramentas de que dispõe para completar um projeto.

Em geral, diz respeito a estratégias de curto prazo que têm a mesma duração que uma determinada tarefa, mas, em alguns casos, pode indicar como um negócio lida com todas as tecnologias e os orçamentos que tem.

Otimizar essa alocação é uma tarefa complexa porque os “recursos” — pessoas, equipamentos e insumos — são muitos, e aproveitá-los bem exige pensar na aplicação de todos de forma que a empresa consiga fazer mais com menos.

Quer saber como fazer isso corretamente? Confira as nossas 5 dicas!

1. Entenda o escopo do projeto

O primeiro passo para alocar recursos com melhores resultados é entender o escopo do projeto e determinar exatamente o que deve ser feito em cada uma de suas etapas.

Projetos grandes e com prazos curtos têm demandas diferentes de projetos pequenos e com prazos longos. Então, é preciso analisar caso a caso o que é o melhor para a empresa.

A partir do momento em que você tiver uma ideia mais clara sobre os projetos que precisam ser executados, será mais fácil traçar um plano. Por isso, escolha sua metodologia de execução favorita e planeje todas as tarefas de um determinado projeto para conseguir seguir o cronograma.

2. Identifique os recursos de que dispõe

Cada empresa dispõe de recursos diferentes, e um gestor de TI deve conhecer os que tem em mãos. Esse ponto é fundamental porque em muitos projetos será preciso adquirir recursos, mas se você não tiver conhecimento exato das tecnologias, do pessoal e dos insumos que já tem, poderá ter um gasto desnecessário.

Quando já se sabe o escopo do projeto, seus objetivos e quais tarefas são necessárias para chegar no resultado esperado, é hora de fazer uma lista dos recursos que dispõe e entender como alocá-los.

3. Estimule a produtividade entre a equipe

Apenas alocar bem os recursos não vai ajudar a empresa a ser mais eficiente. É preciso, simultaneamente, estimular que a sua equipe seja produtiva e conheça exatamente os recursos aos quais tem acesso para que isso aconteça.

4. Acompanhe a alocação de recursos

Há por aí um monte de ferramentas que ajudam os gestores de TI a lidar melhor com a alocação de recursos. Ao utilizá-las, você verá que é mais fácil administrar o que tem à disposição.

Por isso, invista em um software de gestão de projetos que funcione, preferencialmente, online e ofereça dados atualizados sobre os recursos à sua disposição o tempo todo.

5. Tenha uma rotina

Por último, crie uma rotina — para que a alocação de recursos funcione é preciso planejar, executar e monitorar. Todas essas etapas devem fazer parte da sua gestão de projetos a partir de agora, e vão se tornar uma extensão natural do seu dia a dia de trabalho.

Estabeleça intervalos específicos para verificação dos recursos, acompanhe sempre as ferramentas de gestão e evite deixar tarefas para depois. Assim, você nunca ficará sobrecarregado e conseguirá administrar melhor os recursos empresariais.

Há muitos recursos para alocar. Por isso, em todos os projetos, faça uma análise daquilo de que dispõe e estude como ferramentas, pessoas e materiais podem ser utilizados para obter o melhor resultado. Otimizar a alocação de recursos é um processo constante, mas que sempre vale a pena.

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