Como garantir a comunicação inteligente em períodos de trabalho remoto?

abril 24, 2020

A recente pandemia do Covid-19, o novo coronavírus, fez com que muitas empresas necessitassem trabalhar em regime de home office. Nesse contexto, ferramentas que proporcionam a comunicação inteligente passaram a ser mais valorizadas.

Se, antes, o teletrabalho já era uma tendência, agora ele é realidade. Na crise, muitas organizações precisaram adiantar os seus processos de transformação digital, e percebeu-se que, por meio de recursos tecnológicos, as fronteiras geográficas deixam de formar barreiras para o trabalho.

Neste artigo, você poderá compreender como garantir a comunicação inteligente em períodos de trabalho remoto. Continue a leitura e fique bem-informado!

As comunicações inteligentes no mundo moderno

Os processos comunicacionais evoluem com o passar do tempo. Qualquer estudante de comunicação, durante a faculdade, aprende sobre o modelo aristotélico, por exemplo.

Nessa teoria, proposta por Aristóteles, a comunicação é composta por três fatores básicos: o falante, o discurso e ouvinte. Apesar de essa teoria ser bastante antiga, ela ainda é válida e serve para enquadrarmos qualquer tipo de processo comunicacional.

A comunicação inteligente tem a mesma premissa que a tradicional, descrita por Aristóteles. A diferença é que são utilizados recursos tecnológicos para que o discurso seja realizado, o que torna desnecessário que as duas partes envolvidas estejam ocupando o mesmo espaço físico.

Entre as ferramentas que mais se destacam para a comunicação inteligente, está o Microsoft Teams. Com ele, é possível que as empresas adotem estratégias dentro do conceito de Unified Communications de forma muito mais prática.

O estímulo ao trabalho remoto pelas empresas

A comunicação inteligente é essencial para que seja realizado o trabalho remoto, algo que passa a ser cada vez mais praticado pelas empresas. O Microsoft Teams, por exemplo, representa o futuro das reuniões de negócios e do trabalho em equipe, já que a plataforma permite diversas pessoas trabalharem em um único documento em tempo real.

Por meio de estratégias de Comunicação Unificada, o trabalho remoto pode ser desenvolvido com maior excelência e garantindo a segurança da informação. Essa questão é importante para que os dados não sejam vazados, por exemplo. Assim, a organização também se mantém dentro das diretrizes da nova Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que entra em vigor em 2020.

Com o trabalho remoto, as empresas podem se reinventar e conquistar times cada vez mais capacitados para trabalhar em seus mais diversos setores, não importando se uma pessoa mora na Bahia e a empresa tem sede no Rio Grande do Sul, por exemplo.

Por meio de ferramentas de comunicação inteligente, o profissional poderá realizar o seu trabalho a distância, com muita qualidade. Até mesmo os trabalhadores que estão na mesma cidade não precisam se reunir na sede da empresa diariamente. Muitas das atividades podem ser realizadas no esquema de home office ou em coworkings.

Isso leva, até mesmo, à diminuição do fluxo de carros nas ruas, contribuindo para a preservação do meio ambiente. Além disso, os colaboradores não perderão tempo com deslocamentos e terão mais qualidade de vida, e as empresas se tornarão mais sustentáveis. Não há dúvida, a comunicação inteligente é o futuro dos negócios.

O uso do Microsoft Teams

É impossível falar de comunicação inteligente sem citar o Microsoft Teams. A ferramenta, desenvolvida pela Microsoft, possibilita diversos benefícios para as companhias, tornando as reuniões de trabalho a distância muito mais produtivas.

O Microsoft Teams é uma ferramenta que proporciona uma conversação moderna e em tempo real. Veja, a seguir, as suas principais vantagens!

Segurança

Todas as informações trocadas em reuniões do Microsoft Teams são criptografadas. Isso garante recursos avançados de segurança e compliance, algo muito importante para o cumprimento da LGPD.

Além disso, não se corre o risco de pessoas não autorizadas terem acesso a conversas sigilosas, que discutem novos projetos da companhia, por exemplo.

Personalização

O Microsoft Teams tem suporte da Microsoft Graph. Trata-se de uma solução que proporciona ao usuário a personalização do ambiente de tal modo que as ferramentas e informações podem ser organizadas segundo o gosto ou necessidade de cada pessoa.

Também, há a vantagem de o programa oferecer APIs abertos de avançada extensibilidade, o que faz com que os recursos sejam mostrados ao usuário de acordo com as suas frequências de uso, gerando economia de tempo!

Notificações

Também é uma vantagem contar com as notificações do Microsoft Teams. Sempre que tiver uma nova mensagem ou pendência, o usuário é notificado. 

As notificações são excelentes para que a comunicação não se perca, e as mensagens sejam sempre respondidas. Assim, o trabalho em equipe funciona.

Compartilhamento de arquivos

Uma das ferramentas que o Microsoft Teams disponibiliza em sua plataforma é a possibilidade de um grupo de pessoas trabalhar em um mesmo documento, ao mesmo tempo e de maneira remota. O usuário pode compartilhar um arquivo com diversas pessoas, todos podem editar e ter acesso ao documento em tempo real. 

Comunicação efetiva

Os colaboradores não precisarão utilizar somente o e-mail e outras ferramentas de comunicação assíncrona quando quiserem falar com um colega ou trocar ideias sobre um projeto. O Microsoft Teams pode ser adotado para isso de forma bastante efetiva.

Além da comunicação assíncrona, ou seja, aquela em que as mensagens não são respondidas na hora, o Teams também é síncrono. Ou seja, possibilita que sejam feitas reuniões online, chamadas de áudio e videoconferências.

A comunicação é efetiva, independentemente da característica de cada ação. É por isso que o Microsoft Teams é uma solução cada vez mais buscada por empresas de diversas áreas.

A importância do licenciamento de software

Ao falar sobre comunicação inteligente, também não podemos deixar de citar a importância do licenciamento de software. O uso legal do Microsoft Teams, por exemplo, garante que não ocorram falhas durante a execução, bem como proporciona o uso ilimitado dos recursos, dando-lhe a certeza de que o programa não vai parar de funcionar, por exemplo.

É preciso buscar por serviços próprios para esse tipo de demanda e que garantam excelência em resposta para ações de licenciamento. Assim, você poderá assegurar-se de que a sua companhia terá todos os recursos do Microsoft Teams sem nenhum tipo de dor de cabeça.

A SoftwareONE é uma empresa que tem expertise para fazer o licenciamento de software para a comunicação inteligente, como o Microsoft Teams. Caso precise de auxílio com esse tipo de ação, conte conosco.

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Felipe Gonçalves

Autor

Felipe Gonçalves

Felipe Sampaio Gonçalves, especialista em soluções de nuvem na SoftwareONE, responsável por ajudar os clientes na transformação digital de datacenter para cloud e na modernização do ambiente de trabalho, garantindo à continuidade dos negócios.

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