Como a digitalização de contratos pode otimizar os fluxos de revisão

fevereiro 15, 2019

Entenda como a digitalização de contratos pode contribuir para agilizar os processos de revisão, além de eliminar custos e garantir maior segurança.

Eles estão por toda parte nas empresas: desde as relações com clientes e fornecedores até com o governo. Sim, estamos falando dos contratos, que frequentemente demandam muita atenção dos gestores. Afinal, são peças fundamentais para garantir segurança nas relações comerciais e evitar imprevistos e mal-entendidos.

Qualquer erro nesse documento pode dar espaço a interpretações equivocadas, gerando prejuízos para a empresa. Por isso, os contratos passam por diversas revisões, o que leva tempo até chegar a uma versão final. Tanto que tarefas administrativas como estas chegam a consumir 135 dias de trabalho por ano nas empresas.

Mas não precisa ser assim. Com a digitalização de contratos, é possível aumentar a eficiência desse processo, ganhando em agilidade e segurança. Essa, aliás, é a nova maneira de lidar com documentos no cenário da transformação digital.

Portanto, neste artigo, você verá como a digitalização pode otimizar fluxos de revisão de contratos e facilitar a rotina das organizações. Acompanhe!

Como garantir agilidade no processo de revisão de contratos?

Todo contrato serve para estabelecer obrigações, direitos e limites nas relações entre contratante e contratado. Portanto, para ser firmado, é fundamental que as partes estejam de acordo. Um contrato de prestação de serviços, por exemplo, deve conter o que será realizado, prazos, valores, formas de pagamento e outras condições.

Depois de redigido, segue para aprovação dos responsáveis, e se tudo estiver correto, é encaminhando para a parte contratante. Mas, se houver algum problema, volta à etapa anterior para ser corrigido e/ou atualizado.

Assumindo que o contratante é outra empresa, esse mesmo documento passará pelas mãos de vários responsáveis novamente. E, se alguma cláusula não estiver em conformidade, todo o processo se repete.

São tantas idas e vindas que cada nova versão deve ser revisada e comparada à anterior para garantir que nada além do necessário tenha sido alterado. Isso, é claro, consome muito tempo, sobretudo se o documento for impresso. Sem contar os riscos de perdas, extravios e vazamentos.

O processo de revisão de contratos é essencial, pois até uma vírgula no lugar errado pode mudar o sentido de uma frase. Mas esse fluxo não precisa ser burocrático. Em vez disso, pode ser reestruturado com a ajuda da tecnologia.

Afinal, o que pode ser feito para mudar isso?

Aderindo à digitalização de contratos, todo o fluxo de revisão torna-se mais ágil, prático e seguro, pois é centralizado em um só documento digital.

Graças à tecnologia em nuvem, um mesmo arquivo PDF pode ser compartilhado com várias pessoas. No próprio documento, é possível destacar trechos, adicionar comentários e pedidos de alteração, que ficam visíveis aos outros responsáveis durante o processo de revisão.

Dessa maneira, a empresa otimiza o fluxo de trabalho e garante agilidade, uma vez que todas as considerações estarão reunidas em um só arquivo digital. É diferente de receber os pedidos de alteração marcados a caneta no papel ou dispersos em vários e-mails.

Os benefícios da digitalização de contratos nas organizações

Até aqui, já deu para perceber que a digitalização de contratos tem o poder de tornar processos, antes burocráticos, muito mais dinâmicos. A seguir, elencamos outras vantagens de ter um modelo digital de revisão de contratos. Confira:

Mais segurança das informações

A digitalização de contratos contribui para aumentar a segurança dos documentos. Afinal, a tecnologia pode ser utilizada para garantir que os arquivos serão abertos somente por pessoas autorizadas. Existe, inclusive, a possibilidade de proteger os documentos com senha.

Além disso, como os arquivos são armazenados na nuvem, elimina-se o risco de perdas e extravios. Mesmo se o computador parar de funcionar e tiver de ser formatado, o documento continuará seguro e intacto, podendo ser acessado a partir de outros dispositivos.

Facilidade durante a leitura e revisão

O antigo processo de revisão de contratos implicava em imprimir diversas cópias e encaminhá-las a todos os envolvidos. Dessa maneira, o feedback era descentralizado, muitas vezes com comentários repetidos e até pedidos de alteração sobre aspectos que já haviam sido corrigidos.

Ao trabalhar com documentos digitais, todo esse processo fica mais fácil. Basta compartilhar o documento com os envolvidos e todos terão acesso à última versão, com as observações feitas pelos demais envolvidos. Isso aumenta a produtividade, pois elimina retrabalhos e todo o feedback fica reunido em um só lugar.

Além disso, o arquivo pode ser acessado a partir de qualquer dispositivo, como celular, tablet ou notebook, agilizando assim o acesso, sem ter que esperar que os responsáveis estejam no escritório presencialmente para revisar o documento.

Facilidade para gerenciar o fluxo de aprovações

No modelo antigo de revisão, um contrato poderia passar dias na mesa de um gestor esperando para ser revisado. Isso atrasava ainda mais o fluxo de aprovações, uma vez que o feedback demorava para chegar.

Hoje, com as novas tecnologias, no entanto, existe a possibilidade de compartilhar um arquivo em PDF e rastreá-lo. Assim, é possível verificar informações como: quem já visualizou o documento, a data e a hora em que o arquivo foi aberto e quem baixou o contrato em seu dispositivo. Dessa maneira, fica mais fácil de gerenciar o fluxo de aprovações.

Redução de custos com papel e transporte

Uma pesquisa realizada pela PwC apontou que, há alguns anos, cada documento era impresso aproximadamente 19 vezes nas empresas. E o pior é que cerca de 40% dessas cópias não eram sequer necessárias. Hoje, podemos dizer que, na maioria dos casos, nenhuma impressão é necessária. Afinal, é possível fazer tudo digitalmente, até assinar documentos com validade jurídica.

Portanto, ao adotar a digitalização de contratos, a empresa tem uma redução significativa com papel e impressão. Além disso, elimina-se a necessidade de gastar com motoboys ou correios, já que agora os arquivos serão enviados apenas digitalmente.

Talvez sua empresa pode estar perdendo por ainda insistir nos documentos em papel. Avalie iniciar o processo de transformação digital, começando pela digitalização de contratos. Você verá o quanto essa mudança facilitará os processos da organização!

Powered by Rock Convert
Fábio Jacob

Autor

Fábio Jacob

Com 20 anos de experiência no Mercado de TI, Advertising e Desktop Publish, é o especialista de produtividade da SoftwareONE. Linkedin

Deixa uma resposta