Digitalização de Documentos: como eliminar papéis na sua empresa

fevereiro 11, 2019

Não é possível falar de transformação digital sem abrir mão da papelada que ocupa tanto espaço nas empresas. A digitalização de documentos veio para mudar isso.

Muito se fala em transformação digital no cenário corporativo. Normalmente, a expressão está associada aos esforços do setor de TI para otimizar processos e melhorar a experiência do cliente. No entanto, por mais moderna que seja a empresa, provavelmente ainda existe um armário cheio de papéis em algum lugar, ou até mesmo o tão antigo arquivo morto.

Isso acontece porque a digitalização de documentos é um dos aspectos que mais sofrem com a resistência dos gestores. Afinal, mesmo que o papel e a assinatura a tinta sejam antiquados, ainda transmitem certa confiança, sobretudo a quem sempre trabalhou com esse modelo.

Mas muitos gestores já reconheceram que manter os arquivos digitalizados é mais seguro que mantê-los no formato impressos. Além disso, os documentos digitalizados otimizam e facilitam o fluxo de trabalho e reduzem custos para a empresa. Não por acaso, muitas organizações vêm abandonando os arquivos e contratos em papel e substituindo-os por arquivos digitais.

Ficou curioso para saber como isso é possível? Então, continue lendo e descubra como a digitalização de documentos pode eliminar de vez os papéis em sua empresa.

Comece mapeando os processos

Para começar a trabalhar com arquivos digitais, é fundamental que os processos da empresa estejam bem estruturados. Isso é importante porque, uma vez que se elimina a estrutura física – neste caso, o papel –, os colaboradores devem ter uma noção clara de como funcionará o fluxo de trabalho no meio digital.

Portanto, antes de iniciar a digitalização de documentos, deve-se desenhar os fluxos de cada processo da empresa. Pense, por exemplo, na assinatura de um contrato. Quais são as etapas? O colaborador redige o documento, alguém aprova, envia ao cliente, que revisa, assina e devolve o contrato para, posteriormente, ser arquivado.

É possível que todo esse fluxo de trabalho aconteça de forma digital, inclusive com a assinatura do cliente. Mas, para isso, esses processos devem estar muito bem desenhados, com indicações sobre os responsáveis e os prazos.

Além de organizar o trabalho com os arquivos digitais, o mapeamento dos processos contribui para identificar possíveis burocracias que possam ser descartadas ou lacunas que possam ser preenchidas. Assim, aproveita-se o momento de transição para otimizar o fluxo de processos da empresa.

A vantagem da padronização da informação

Uma das grandes vantagens da digitalização de documentos é poder contar com arquivos padronizados e de fácil acesso. É possível salvar documentos em diversos formatos, como imagens, arquivos de texto, entre outros. Mas, hoje, o formato mais utilizado para isto é o PDF (Portable Document Format).

O Adobe Acrobat atualmente é um dos formatos mais seguros para se armazenar documentos e contratos, garantindo que a informação esteja sempre salva e intacta. O software, que faz parte da plataforma de Document Cloud da Adobe, integra com outras soluções, facilitando ainda mais o uso da tecnologia.

Embora muitos ainda achem que o PDF se limita a um formato somente leitura, hoje este tipo de arquivo oferece inúmeras possibilidades. Com os recursos de computação em nuvem, é possível interagir com o documento e até assinar contratos digitalmente, de qualquer lugar e a qualquer momento. E tudo isso com segurança para evitar fraudes e vazamentos.

Os benefícios da digitalização de documentos

IBM CloudPowered by Rock Convert

Além da padronização de arquivos, a digitalização de documentos promove uma série de benefícios que se traduzem em otimização da gestão, melhoria dos processos e facilidades no fluxo de trabalho. Destacamos algumas dessas vantagens:

Segurança da informação

Pode até parecer controverso, mas os arquivos de sua empresa estão mais seguros digitalizados do que impressos. Um papel pode ser extraviado, danificado e até roubado! Na melhor das hipóteses, esse tipo de situação compromete o andamento dos processos. Em um cenário mais preocupante, pode colocar em risco informações delicadas da própria organização ou de clientes.

Por outro lado, as tecnologias de segurança da informação evoluíram muito nos últimos anos. Graças à computação em nuvem, os arquivos digitalizados podem ser armazenados em um servidor seguro, sendo acessados apenas por pessoas autorizadas, mantendo, inclusive, um registro de acessos e controle de versões.

Centralização da informação

Outra vantagem da digitalização de documentos é a possibilidade de armazenar todos os arquivos em um só lugar. Isso é importante sobretudo para empresas que possuem filiais ou colaboradores externos. Afinal, nesses casos seria inviável manusear documentos em papel.

Sem contar que armazenar papelada, além de ser contraproducente, é sempre muito oneroso para a empresa. Isso porque é preciso ocupar espaços físicos que poderiam ser melhor aproveitados.

Facilidade de acesso e distribuição de arquivos

Com as informações centralizadas digitalmente, é possível que colaboradores acessem documentos de forma descomplicada. Para começar, não é preciso abrir gaveta por gaveta ou passar vários minutos procurando por uma pasta em uma estante. Basta digitar a palavra-chave e fazer uma busca para encontrar o arquivo digital em questão de segundos.

Além disso, o armazenamento em nuvem permite que as informações sejam acessadas de qualquer lugar, desde que haja conexão com a internet. Portanto, se um colaborador estiver em uma viagem de negócios, por exemplo, e precisar da cópia de um contrato, pode ter acesso ao documento rapidamente pelo celular, tablet ou notebook.

Não podemos deixar de mencionar ainda a facilidade de distribuição. Esqueça os gastos com impressão, motoboys, correios e transportadoras. Afinal, os documentos digitalizados podem ser enviados pela internet em tempo real a clientes, fornecedores e funcionários.

Fortalecimento das práticas de governança e compliance

Uma vez que a digitalização de documentos promove a agilidade e organização de processos, também fortalece as práticas de governança e compliance. Em outras palavras, contribui para que haja mais transparência nas atividades da organização diante de sócios e acionistas, ao mesmo tempo que facilita o monitoramento das disciplinas adotadas para assegurar que leis, normas e regulamentações estejam sendo precisamente cumpridas.

Deu para notar o quanto os arquivos digitais são importantes? Então, não adie mais o início da jornada para a transformação digital em sua empresa.

Fale com os especialistas em projetos de Adobe Acrobat na SoftwareONE e modernize seus processos começando pela digitalização de documentos! Agende uma reunião.

Powered by Rock Convert
Fábio Jacob

Autor

Fábio Jacob

Com 20 anos de experiência no Mercado de TI, Advertising e Desktop Publish, é o especialista de produtividade da SoftwareONE. Linkedin

Deixa uma resposta