Estabeleça técnicas de Gestão de Ativos de Software (SAM)

junho 18, 2016

Quando se trata de gerenciar o seu ambiente de TI, a Gestão de Ativos de Software (SAM) é uma daquelas dores de cabeça que você deseja evitar. Infelizmente, para muitas empresas é necessário uma auditoria de fornecedores para apreciar o tamanho real desta aposta. Para piorar a situação, as auditorias de fornecedores estão em ascensão; estima-se que 70% das empresas serão atingidas por pelo menos uma auditoria de software este ano.

A boa notícia é que é possível realizar o SAM sem esperar por uma temida carta de auditoria. A Gestão de Ativos de Software faz mais muito mais pelos seus resultados do que minimizar essa fatura potencial altamente indesejada, despreparada e não orçamentada.

Então, como eu faço isso? Abaixo estão quatro elementos-chave para obter o processo de SAM em andamento para que você possa recuperar o controle e instigar os passos para amadurecer a sua função de SAM.

1. Escopo 

Comece mapeando sua visão. O que você deseja alcançar? É imperativo que você tenha um objetivo entre tudo isto para que as partes interessadas possam saber o que você está almejando. Assim como com qualquer coisa, um planejamento cuidadoso, prazos realistas e metas atingíveis tornarão este processo bem-sucedido.

Defina claramente as funções e responsabilidades como parte de um plano de ação abrangente e identifique as pessoas de dentro da sua organização que apoiarão isso. As partes interessadas devem estar alinhadas com os objetivos para que o dinamismo não se perca. Uma característica chave de uma ‘SAM bem-sucedida’ é a comunicação para que todas as partes possam se associar aos benefícios.

2. Visibilidade de implantação

Compreender o que foi implantado em seu ambiente é o próximo passo. Talvez isso não seja fácil, não é? Com diferentes equipes envolvidas no planejamento de tecnologia e mudança, a SAM muitas vezes torna-se uma reflexão tardia. Portanto, não é uma surpresa que as novas infr-estruturas e implantações não sejam comunicadas à pessoa responsável pela SAM ou licenciamento. O software geralmente é baixado sem o conhecimento ou aprovação da empresa, e quando determinados aplicativos são usados em um dispositivo corporativo, há implicações adicionais. Isso conduz finalmente à rápida obscuridade ambiental que está cada vez mais difícil de ser gerenciada manualmente.

Tendo como base o computador, o que é instalado? Atualmente, para corrigir o software de licença você precisa compreender plenamente o ambiente do software e as especificações, como processadores e núcleos, provisões físicas e virtuais; portanto, provisionar uma ferramenta de gestão de licença e inventário é altamente recomendado. Atualmente, há um grande número de ferramentas de SAM no mercado, com variações de dependem das suas necessidades e adequação. Algumas são ótimas para a Microsoft e Adobe como parte do seu ambiente de área de trabalho, no entanto, componentes adicionais são necessários para cenários mais complexos, como Oracle e IBM. Para fins de pesquisa, uma ferramenta de inteligência de ativos cobrindo de 90 a 95% do estado é a regra geral aceita pela maioria dos fornecedores.

É interessante notar que essas ferramentas, com razão, podem ser caras devido à importância e qualidade dos dados entregues através do uso do reconhecimento de aplicação de software. As diversas opções de tecnologia de SAM são destinadas a diferentes níveis de maturidade de SAM e complexidade do ambiente, portanto, certifique-se de fazer a devida auditoria. Com isto em mente, ao decidir qual ferramenta de SAM deve ser adotada, certifique-se consultar novamente o escopo da seção, de envolver suas equipes e suas conclusões necessárias já que elas usarão essa ferramenta, portanto, o apoio delas é importante.

Se você já tiver uma ferramenta em uso em todo o ambiente, você já está um passo na frente no jogo. A realização de exercícios de validação no Active Directory é uma parte deste processo para que você sempre verifique se os dados são a) abrangentes e b) relevantes.

Com estes dois princípios garantidos, você está pronto para passar para a lista de correspondências.

3. Regra 80/20

Nos dias de hoje, o poder das ferramentas de SAM é a enorme quantidade de dados que elas fornecem, descobrindo todos os aplicativos licenciáveis e não licenciáveis instalados em toda a rede como parte da biblioteca de reconhecimento. Por onde você deve começar com todos os dados esclarecedores que agora possui? Como uma melhor abordagem prática, recomendo estreitar seu foco nos principais fornecedores que representam um maior risco para o seu negócio. Geralmente, esses serão aqueles com os quais você mais gastará (por exemplo, Microsoft, IBM, Oracle, SAP), portanto, use os dados financeiros, a empresa a qual você já tem acesso para realmente aproveitar o seu foco. É muito provável que também apresentem as melhores oportunidades para otimizar seus investimentos e será um grande trunfo implementar o processo de gestão de ativos de software. Por diversas vezes descobrimos que cerca de 20% dos fornecedores representam 80% dos gastos de uma empresa, portanto, esse é um ótimo lugar para se começar.

4. Transparência 

Após obter uma imagem clara do seu ambiente e saber em quais fornecedores deseja focar seus esforços, você precisará da fonte de dados final: o direito de licença.

A gestão interna do direito de licença torna-se impressionante quando todos o registros de compras, contratos, registros de faturas e certificados de licença são consolidados, especialmente com as aquisições e fusões regulares. O uso de planilhas e contagem de produtos em caixa não é apenas um trabalho maçante, mas também pode não ser confiável. Portanto, as melhores práticas sugerem obter o direito diretamente de um fornecedor para uma maior transparência. Estes são os registros que seriam usados em um cenário de auditoria.

A interpretação da declaração de licença dos fornecedores é outro desafio, pois os produtos podem ser agrupados e as métricas de licenciamento variam de editor para editor, é aceitável não se lembrar de todas. Os documentos de Direito de Uso e Termos do Produto contêm todas as informações relevantes, embora às vezes ambíguas, mas ao se esforçar para executar esta análise abrangente, você começa a ver os riscos e oportunidades no seu ambiente e a procurar maneiras de usar isso na introdução das tecnologias mais recentes, permitindo a inovação e melhoria do seu negócio e recursos.

Integrando tudo isso

Ter uma ferramenta de gestão de licença e inventário é ótimo, mas o ato de conseguir coletar sistematicamente e interpretar todos os dados complexos é onde muitos dos clientes tropeçam. Eles acabam adiando a decisão para o fornecedor em uma auditoria e, por fim, acabam pagando multas onerosas. No entanto, a verdade é que se esforçar para praticar uma SAM madura confere uma proteção de risco real aos negócios, enquanto ajuda a encontrar mais espaço em um orçamento de TI bem apertado.

O mais emocionante é que este é apenas o começo…

Equipe de Redação

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