Serviços de advisory garantem sua estratégia de Comunicação Unificada

dezembro 30, 2019

A comunicação desempenha um papel fundamental nas empresas, a ponto de sua eficiência causar impactos na produtividade da organização como um todo. Nesse sentido, os avanços tecnológicos nos oferecem diferentes ferramentas e métodos para otimizá-la — e a estratégia de Comunicação Unificada (UC) é um bom exemplo disso. Entretanto, implantá-la com sucesso não exige apenas tecnologia.

A expertise de quem realmente entende do assunto é essencial para garantir fluidez ao longo do processo. Afinal, de que vale investir em um sistema com tanto potencial e utilizar 5% do que ele oferece? A solução está em um aconselhamento de especialistas que facilitará a implantação e podem trazer diversos benefícios para a empresa como um todo. Se quer entender mais a fundo como isso pode ser feito, este post é para você!

A importância da Comunicação Unificada para os negócios

O conceito de Unified Communication (UC) se refere a um sistema de integração das soluções de comunicação de uma empresa. O seu objetivo é não só facilitar, mas otimizar a troca de informações em diversos canais, de forma a aumentar a produtividade dos colaboradores. Logo, não se trata apenas de um produto, mas de um conjunto de tecnologias organizadas e integradas em uma rede inteligente de comunicação.

Na prática, a estratégia de Comunicação Unificada engloba dois tipos de transmissão de dados: real-time e non-real-time. No primeiro caso, como o nome sugere, a troca de informações acontece em tempo real, ou seja, sem um tempo de espera significativo. Alguns exemplos são a videoconferência e as chamadas de voz.

Já a transmissão non-real-time tem uma dinâmica mais pausada — é o caso dos e-mails, por exemplo. Quando a estratégia de UC é bem implantada, ambas as formas podem se complementar. Em uma videoconferência, por exemplo, uma ligação pode aumentar o número de participantes e a troca de e-mails pode servir para registrar o diálogo por escrito ou simplesmente trocar outras informações.

Os benefícios são muitos, sobretudo nos quesitos mobilidade e colaboração. A UC facilita, por exemplo, a adoção de uma cultura de home office. Além disso, muitas empresas passaram a realizar treinamentos e eventos em geral por videoconferência, reduzindo drasticamente os custos com viagens.

O que há de tão vantajoso, então, na consultoria especializada? É o que veremos a seguir.

Os serviços de advisory para Comunicação Unificada

A grande questão em torno da eficiência da UC é a elaboração de uma estratégia adequada às demandas específicas de cada negócio. Em um mercado tão dinâmico, no qual a busca pela inovação disruptiva vem se tornando um valor essencial, cada organização desenvolve uma maneira muito particular de trabalhar.

Por isso, além de uma solução de Comunicação Unificada, é crucial ter alguém que realmente entenda do assunto para facilitar a implantação. O que os serviços de advisory oferecem é justamente esse aconselhamento técnico especializado. São profissionais que não só dominam as tecnologias envolvidas, mas ajudam a direcionar o projeto para onde a sua empresa realmente precisa.

Um relatório da Gartner mostra que mesmo os pequenos negócios tendem a adotar a UC em larga escala nos próximos anos, sobretudo pelo seu potencial de mobilidade e redução de custos operacionais. Os profissionais ganham tempo ao deixar de lado o deslocamento e executar o trabalho de forma mais orgânica, em casa ou onde quer que estiverem.

Isso, no entanto, exige a adequação da tecnologia à realidade da empresa — e nem sempre contamos com uma equipe de TI especializada em UC. Afinal, é preciso criar a infraestrutura (internamente ou na nuvem), treinar os profissionais e até mesmo conscientizá-los sobre os benefícios de usá-la.

São mudanças de comportamento que exigem um olhar apurado e conhecimento prático para serem feitas — e esse é um dos diferenciais da SoftwareONE.

A SoftwareONE e as suas soluções de UC

A consultoria da SoftwareONE ajuda a sua empresa em cada etapa dessa jornada. Estamos falando de uma especialista com reconhecimento mundial no que se refere a serviços de advisory, delivery e management — em outras palavras, o suporte vai da elaboração de uma estratégia personalizada até a instalação e o gerenciamento da UC.

O primeiro passo do serviço de advisory é justamente colocar os especialistas da SoftwareONE em contato com a dinâmica da sua organização para entendê-la. Os consultores analisam os negócios, os seus objetivos, as atividades de rotina dos profissionais e outros pontos relevantes para a criação da estratégia de Comunicação Unificada.

Com base nisso, é oferecida uma solução que inclui as tecnologias a serem adotadas, a metodologia de implantação e, com base nas informações adquiridas, uma visão do retorno do investimento. O mais interessante é que o cliente pode ser uma startup com nível zero de integração ou uma empresa maior já com algumas soluções de comunicação. Em ambos os casos, é feito esse workshop para alinhamento estratégico e desenvolvimento de um plano.

Otimização, colaboração e gestão

O objetivo a ser alcançado depende, é claro, das metas de cada empresa. De forma mais ampla, o primeiro passo seria a otimização: é feito um roteiro de adesão, no qual são definidos os passos que vão da instalação das soluções até o treinamento dos profissionais e a mudança dos processos. Porém, as particularidades são sempre consideradas.

Em algumas empresas, o uso de aplicativos de mensagem instantânea (como o WhatsApp) é identificado. Por mais que ele seja dinâmico, não é uma ferramenta corporativa, o que coloca em risco a segurança da informação. Então, a SoftwareONE ajuda você a mapear as demandas que levam a utilizá-lo para que seja definida uma alternativa mais adequada.

A gestão dessa infraestrutura também pode ser assumida pela SoftwareONE, para que os resultados sejam gerenciáveis. Isso envolve, por exemplo, a adoção de indicadores de desempenho (KPIs). Por meio deles, os gestores têm uma noção mais clara da produtividade dos colaboradores e do impacto da comunicação. Falaremos disso com mais detalhes em um próximo post.

O domínio que a SoftwareONE tem dessas tecnologias é um fator que pesa muito nesse projeto. Com o serviço de advisory, é possível migrar os negócios para a nuvem e elevar a eficiência operacional a um novo patamar. Não é à toa que os primeiros contatos são feitos com os responsáveis (sponsors) de todos os departamentos, a fim de promover uma estratégia que beneficie todas as atividades da organização.

São fatores que fazem toda a diferença, do início do projeto até a execução. Por isso, se você quer adotar uma estratégia de Comunicação Unificada na sua empresa e conquistar esses benefícios, conte com o suporte de quem mais entende do assunto!

Entre em contato com a SoftwareONE e conheça as nossas soluções. Em pouco tempo, a tecnologia de comunicação da sua empresa pode ser totalmente integrada!

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Maximiliano Machado

Autor

Maximiliano Machado

Team Lead de Future Workplace na SoftwareONE Brasil, responsável pelo time de entrega de projetos. Generalista de TI com mais de 25 anos de experiência, onde trabalhou em empresa de diversos setores. Tecnólogo em Informática graduado pela FATEC e com múltiplas certificações.

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