GESTÃO DE ATIVOS DE SOFTWARE EM TEMPOS DE SAAS

janeiro 18, 2019

Não queremos nos gabar, mas falamos sobre Gestão de Ativos de Software há um bom tempo na SoftwareONE. Faz sentido porque, enquanto escrevíamos sobre implementar um plano de gestão de ativos de software, nossas pessoas no mundo inteiro se tornaram mais confiáveis em softwares de comunicação, organização e automação de operações – o que faz do SAM um processo crítico de negócio.

Todavia, um ponto que não tocamos muito foi como o SAM – em ambos processos e ferramentas – tem evoluído e continua a evoluir, enquanto organizações vão do on-premise para a nuvem, ou para aplicações de Software como Serviço (SaaS).

Gartner relatou no ano passado que o SaaS continua a ser o maior segmento de mercado de nuvem no geral (incluindo o BPaaS, IaaS e PaaS) e espera-se que 45% dos gastos sejam em software até 2021. De acordo com o uma previsão global da Cisco, no período de 2013 a 2018, 59% de todos os fluxos de trabalho de nuvem seriam entregues.

Indo mais à fundo na importância do SaaS no mundo do SAM, um dos principais fornecedores – Flexera e o ServiceNow – que recentemente comprou o MetaSaaS e o VendorHawk respetivamente, agora monitoram mais efetivamente a gestão de gasto de SaaS. Outros provedores de SAM também estão adquirindo soluções de SaaS para reforçar suas soluções. Enquanto mais empresas percebem a necessidade de uma abordagem de software, precisando gerenciar no local cada vez mais aplicações de SaaS, é essencial que os processos e as ferramentas de SAM sejam mantidos para melhor gerenciar o gasto de nuvem geral.

NOVE ÁREAS IMPORTANTES

Existem 9 áreas principais para se pensar quando implementar o seu plano de SAM:

1. Gastos e custos adicionados: SaaS custo muito. Qualquer organização que utiliza soluções de SaaS vê o quão rapidamente ela cresce. Isto é devido ao SaaS ser criado intencionalmente para tornar fácil para que colaboradores de uma determinada empresa tenham acesso ao software e deem acesso à outros colaboradores,  sem a intervenção do departamento de TI, conduzindo a uma falta de controle financeiro interno sobre o SaaS. Sem um processo de gestão de ativos de software para SaaS, os gastos podem sair rapidamente do controle.

O preço pode parecer de bom, mas as tarifas extras podem se acumular rapidamente. Os custos adicionais incluem usuários extras, personalizações, integrações, serviços de terceiros, treinamento e tarifas de configuração. Trabalhe com seu representante de vendas logo no início do processo para entender quais cobranças adicionais podem se aplicar na conta. De longe, a melhor maneira de manter os custos adicionais é evitar as personalizações para a funcionalidade e integração com outros sistemas. Também, negocie uma taxa definida para crescimento incremental enquanto o projeto cresce.

2. Conformidade e riscos de segurança:conformidade de licença é muito diferente do software empacotado e é uma ingenuidade pensar que comprar uma solução de SaaS significa que não existirão mais problemas de conformidade. O SaaS está simplesmente substituindo o risco de conformidade com risco de gestão de gastos.

Se você não está em conformidade com o software no local, você desperdiça dinheiro se auditado e arrisca grandes penalidades. Com o SaaS, você desperdiça dinheiro se você não está gerenciando proativamente seus usuários ou os níveis de assinatura. Um exemplo pode ajudar a ilustrar isto: Pegue o Adobe Creative Cloud. Os usuários apenas precisam de 2 a 3 aplicativos no catálogo do Creative Cloud? Se sim, talvez seja melhor comprar uma versão simples do aplicativo do Creative Cloud em vez de um plano com todos os aplicativos do Creative Cloud”. Este é o valor que uma boa consulta da gestão de ativos de software pode fornecer.

Snow compartilha dessa mesma visão com os especialistas de indústria do Gartner, no relatório O SAM alcança um ponto de virada: A gestão de custo de SaaS se sobrepõe à conformidade de licença:

“Os líderes de serviços de TI e de gestão de fornecedores precisam reconhecer que as assinaturas de SaaS não são uma “chave na mão” para licenciar a complexidade, mas aumentarão os riscos de custos e adicionarão às demandas no SAM”.

(Fonte: Gartner, O SAM alcança um ponto de virada: A gestão de custo de SaaS se sobrepõe à conformidade de licença)

3. Comprimento do termo: Se o fornecedor quer uma assinatura de longo prazo, nós recomendamos que você comece com a mais curta – provavelmente um ou dois anos. Se você concorda com um prazo mais longo de três a cinco anos, certifique-se de ter uma cláusula de saída. Tipicamente isto forneceria uma janela de oportunidade para quebrar o contrato durante uma janela de tempo específica. Por exemplo, pode permitir com que você não saia após um mês de usar o sistema, mas antes de 90 dias. Um outro exemplo pode ser a habilidade de quebrar o contrato se determinados níveis de serviço não forem fornecidos consistentemente.

4. Contratos de nível de serviço (SLAs): o SLA é o compromisso do fornecedor em manter o sistema instalado e funcionando. É tipicamente expresso como uma porcentagem de “tempo instalado”. Você quase sempre verá o SLA representado como 99,9 ou perto disso. Todavia, há uma larga variação sobre como o número é calculado.

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5. Renovações: Dado que o processo de renovação forneça uma oportunidade de saída, assim como uma oportunidade de renegociar, certifique-se de que você está no controle quando a data de renovação chegar. Atente-se para o caso de renovações automáticas, que renova automaticamente seu prazo, geralmente 30 dias antes da expiração. Se você detectou uma renovação automática no contrato, peça para removê-la. Quando uma empresa recusa remover a cláusula, isto é um aviso.

6. Backups e recuperação: Se você insere dados valiosos diariamente, então você irá querer assegurar que o provedor realize um backup todos os dias. Outros podem fazer backup durante o dia inteiro. A maneira em que os backups são realizados também é importante. Alguns fornecedores mantêm vários backups, enquanto outros mantém apenas um que sobrepõe o backup anterior. Criar entradas separadas permite que você reverta a uma data anterior, se necessário. Isto ocupa muito espaço de modo que você provavelmente terá de perguntar por isso, especificamente. A consideração final com os backups é se o backup dos dados é feito em um datacenter separado. Mantê-los em um datacenter separado adicionará uma memória contra a perda no caso de um desastre do datacenter oficial.

7. Exportação de dados: Finalmente, você irá querer incluir uma cláusula sobre a exportação de dados. Duas coisas são importantes aqui: você deve sempre reter a propriedade de seus dados e você deve saber como consegui-los de volta. Isto será mais importante em dois cenários:

  • Se você quiser migrar para um novo sistema porque você está insatisfeito
  • O fornecedor sai do negócio e você precisa de acesso a seus dados mesmo antes de você selecionar um novo sistema

O método para obter seus dados de volta irá variar, mas métodos comuns inclui um XML, CXV e HTML. Para o muito técnico, uma exportação de SQL pode ser melhor.

8. Shadow IT: Shadow IT se refere a uma tecnologia que tem sido adquirida fora dos canais organizacionais oficiais e é, portanto, não gerenciada pela equipe de TI. Em um plano de SAM típico de software on-premise, você tem verificações e saldos implementados para assegurar que qualquer compra de software percorra o processo de aquisição e de aprovação.

Com o SaaS isto não ocorre sempre. Os funcionários podem simplesmente usar o cartão de crédito da empresa para comprar o que eles quiserem, quando eles quiserem. Isto pode causar sérios problemas de conformidade, integridade de dados e custo, assim como comprometer o que pode estar implementado.

É vital assegurar que a cultura do SAM em sua organização também englobe verificações e saldos para as aplicações com base no SaaS e que a ferramenta do SAM que você está usando possa avaliar o uso de SaaS.

9. Custo total de propriedade: A estrutura de licença on-premise tende a ser mais direta do que o SaaS, enquanto tipicamente são dependentes do número de usuários e não do consumo.

Ao implementar um processo de SAM e a ferramenta de SaaS, é preciso cobrir ciclos de atualização, como se o modelo de assinatura realmente funciona e os custos de renovação de serviço, para assegurar que você tenha visibilidade total no que o modelo do SaaS está custando para sua empresa.

Muitas organizações implantam o SaaS com base nas aplicações e tem zero visibilidade no custo real dessas aplicações até que seu orçamento de nuvem esteja totalmente fora de proporção – o SAM pode ajudar a controlar esses custos e se certificar que o seu orçamento permaneça alinhado.

O SAM É PARA O SAAS TAMBÉM!

As aplicações com base no SaaS estão apenas aumentando por todo o ambiente de negócio e é importante perceber que há diferenças entre como o SAM funciona no local e na nuvem.

Uma boa gestão de ativos de software cobrirá o seguinte:

  • Descoberta: revela quem está usando qual assinatura e quais assinaturas são conhecidas e desconhecidas. Os nossos serviços de gestão de ativos de software são focados na maximização do retorno sobre os investimentos de software na nuvem.
  • Otimização de custo: corte custos de SaaS, gerencie renovações de licença e gasto de previsão. Dê uma olhada em como o Pyracloud faz isto.
  • Monitoramento e alerta: cobrindo atividades – tal como quem está fazendo a segurança – alertas para comportamento arriscado e permissões suspeitas concedidas à aplicativos de terceiros.

Um plano de SAM e ferramentas compreensivas assegurarão que você tenha visibilidade e controle totais de seus ativos e os custos desses ativos em toda a propriedade de software.

Equipe de Redação

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