Quais são os benefícios de uma boa gestão de portfólio de software?

abril 11, 2019

Com o aumento cada vez mais acentuado dos ativos de software no ambiente corporativo e o surgimento notório de novos modelos de computação, como as plataformas móveis e a nuvem, um grande desafio é lançado a gestores de empresas de todos os portes: gerenciar com eficiência o portfólio de software.

Novas soluções tecnológicas têm causado a redução na quantidade de ativos de hardware e um aumento significativo dos ativos de software. E aí está o grande obstáculo: gerenciar recursos não tangíveis e invisíveis, instalados em dezenas e até centenas de máquinas, cumprindo as mais diversas tarefas.

A solução para esses impasses está, sem dúvida, na implementação de uma gestão eficiente de portfólio de software (SPM na sigla em inglês). Se ainda faltam motivos para você tomar esse passo importante, acompanhe neste post os maiores benefícios dessa gestão!

O que é um bom portfólio de software?

Esse tipo de portfólio engloba todo o conjunto de software de que a sua empresa necessita, desde os programas gerenciais, utilizados como ferramentas de gestão, até aqueles utilizados pelos colaboradores na execução de suas tarefas operacionais.

Esses modelos de software incluem não só aqueles que estão instalados localmente nas máquinas, mas também aqueles usados online, como as plataformas SaaS (Software as a Service).

Um bom portfólio de software não é necessariamente formado pelos programas mais caros ou que possuam mais recursos. Além disso, não é a quantidade de instalações de software que definirá a qualidade. Na verdade, o portfólio deve ser construído de acordo com a demanda da empresa e suas reais e atuais necessidades.

O que é feito na gestão de portfólio de software?

A gestão de portfólio inicia-se no planejamento da aquisição do conjunto de software. No entanto, não é uma simples compra, pois diversos aspectos devem ser levados em conta, exigindo um estudo profundo sobre os processos e demandas da empresa.

A partir dessas demandas — que podem envolver a otimização de um processo, resolução de um problema, ou atendimento a uma exigência legal —, a gestão de portfólio contemplará todo o ciclo de vida do software, avaliando detalhes como:

  • Análise de impacto financeiro no negócio;
  • Alternativas técnicas disponíveis;
  • Reutilização de licenças;
  • Modalidades de contratação e licenciamento;
  • Escolha de fornecedor(es);
  • Acompanhamento do processo de aquisição;
  • Instalação e registro;
  • Distribuição;
  • Monitoramento e avaliação do uso;
  • Atualizações de segurança e de versão;
  • Interrupção do uso para remanejamento, arquivamento temporário ou cancelamento.

Todos esses aspectos abordados no ciclo de vida do software têm de estar estreitamente em conformidade com os direitos de uso dos produtos e normas legais que regulam as licenças.

Como forma de normalizar e padronizar as melhores práticas de gestão de ativos de software (SAM — Software Asset Management), foi criada a norma ISO 19770-1:2006.

Apesar de ter uma abordagem bem completa, essa norma não abrange algumas práticas muito produtivas, como a antecipação de roadmap de produtos e análise de especificidades dos diversos modelos de licença.

Sendo assim, é importante construir uma gestão de portfólio de software, ou SPM, completa e eficiente, baseada em seus três principais pilares: conformidade com as estratégias de negócios, aspectos comerciais de aquisição de software e o gerenciamento de recursos de tecnologia.

Quais os benefícios da gestão de portfólio de software?

Apesar da grande importância da gestão de ativos de software instalados no ambiente corporativo, muitos gestores se restringem a gerenciar esse portfólio apenas fazendo estimativas de compra por volume e buscando sempre os modelos mais econômicos.

Entretanto, a boa gestão de portfólio de software vai além disso, pois visa trazer à empresa grande vantagem competitiva e ser usada de forma estratégica nos negócios. Confira os principais benefícios!

Redução de custos e melhores investimentos de software

A aquisição e atualização de software toma boa parte do orçamento da empresa. E isso pode ser mais dispendioso caso seja feita uma análise superficial das necessidades da organização, resultando na compra desnecessária de software ou numa aquisição que não atende à demanda.

A boa gestão do portfólio de software garante que os investimentos nesses produtos sejam mais assertivos, alinhando a demanda com os recursos que a empresa tem ao seu dispor.

Além disso, as ofertas de um mesmo software variam de um fabricante para outro, e podem existir diversos tipos de licença para um mesmo produto.

Para que os recursos sejam mais bem utilizados, a gestão de portfólio identificará os modelos de licenciamento e as ofertas dos fabricantes, e determinará qual deles é compatível com o cenário real dos negócios da empresa.

Redução de riscos

A aquisição e uso de modelos de software precisam estar em conformidade com as regras de licenciamento. Caso essas normas sejam descumpridas, a empresa estará sujeita a penalidades, como multas e indenizações.

Um serviço eficiente de SPM orienta a aquisição, uso, validade e limitações impostas pela licença, protegendo a empresa de futuros problemas legais.

Além disso, ao gerenciar o ciclo de vida de software, a empresa consegue antecipar riscos futuros, acompanhar o roadmap dos produtos e fazer investimentos confiáveis, ajustando-se às necessidades atuais.

Aumento da produtividade e otimização de processos

A boa gestão de portfólio de software dará aos gestores uma visão holística de seu empreendimento, ajudando a avaliar que soluções de software poderiam ser usadas nos diversos processos e objetivos do negócio.

Ao selecionar a melhor solução, o SPM orientará a transição dos processos e acompanhará os resultados. Todos esses procedimentos aumentarão a produtividade da sua equipe e otimizarão processos antes realizados com ferramentas obsoletas ou mesmo manualmente.

Maior qualidade nos produtos entregues ao consumidor final

A escolha da ferramenta de software mais adequada ao negócio e aos colaboradores resultará em produto ou serviço entregue ao consumidor com uma qualidade mais refinada e com um melhor custo-benefício.

É impossível, portanto, que uma empresa que dependa de ativos de software para operar mantenha a sua vantagem competitiva e a segurança de seus negócios sem implantar uma gestão eficiente de portfólio de software. Não é apenas uma questão gerencial, mas um fator estratégico que traz benefícios em curto e longo prazos.

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Equipe de Redação

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