Implementando um Plano De Gestão De Ativos De Software

junho 27, 2018

Enquanto os funcionários tem cada vez mais confiança no software para os ajudar a se comunicar, organizar e até mesmo automatizar as operações de negócio diariamente, a Gestão de Ativos de Software (SAM) se tornou um processo crítico de negócio. A gestão de ativos de software se refere a um conjunto de procedimentos integrados, membros de equipe e ferramentas, que monitora e fornece visibilidade em cada um dos ativos e utilizações de software de uma organização.

Se a sua organização fosse solicitada a realizar uma auditoria de software amanhã, você estaria pronto? Isto significa conhecer cada aplicação de software que tenha sido comprada e implantada em sua rede, centro de dados, nuvem e dispositivos móveis. Além disso, você pode querer saber quantas pessoas usam esse software e quais recursos elas usam, depois fazer referência cruzada dessa informação com acordos de licença e utilizações aceitáveis acordadas no contrato feito com seu provedor de soluções. Isto pode ser um processo cansativo, especialmente quando os departamentos e indivíduos ignoram o protocolo de aquisição ou TI com frequência, adquirindo licenças e soluções eles mesmos.

ELIMINANDO RISCOS COM UM PLANO DE GESTÃO DE ATIVOS DE SOFTWARE

Um plano de gestão de ativos de software prepara as organizações para esses eventos, mas não pode ser elaborado rapidamente no evento de uma auditoria de software ou relatório de gastos. A falta de visibilidade em seus ativos de software pode impactar negativamente sua organização em muitas maneiras. Alguns exemplos são:

  • Conformidade: Multas pesadas podem ser administradas após uma auditoria de software se a sua organização não está operando nos parâmetros e enciclopédia de regras frequentemente complexas que cada editor de software dita.
  • Segurança: Falta de visibilidade nos ativos de software, especialmente vidas de final de serviço, significa correções de segurança e atualizações de software que eliminam as vulnerabilidades são administrados posteriormente, quando de fato isso ocorrer, o que pode resultar em uma violação de rede.
  • Gasto excessivo: Comprar licenças de software ou os tipos errados de licença (por exemplo, empresarial versus padrão) para aplicações que os seus funcionários não usam de verdade resulta em gasto excessivo bruto, frequentemente 30-40%, que é dinheiro que pode servir melhor a organização em outro lugar.

Para evitar essas e outras armadilhas associadas com SAM inadequado, as organizações de todos os tamanhos devem desenvolver e implementar uma estratégia de Gestão de Ativos de Software (SAM). Isto começa com uma análise do estado atual nos atributos como governança interna, ferramentas, talento, política e outros. É aí que muitas organizações enfrentam problemas com a implementação do SAM, pois elas frequentemente não têm o conhecimento doméstico necessário para efetivamente planejar, monitorar e agir em todos os dados coletados em torno do uso de software.  Isto apresenta um desafio como o SAM precisa da experiência e conhecimento para entender contratos e direitos de licenciamento complicados. Os direitos ainda não podem ser automatizados, como muitos fornecedores podem sugerir, e novas compras de cada fornecedor precisarão ser verificadas e correlacionadas com os dados coletados pela ferramenta SAM. As equipes devem ter métodos e as competências corretas para decifrar e aplicar adequadamente os direitos de software (direitos de atualização, direitos a versões anteriores, direitos de mobilidade, etc.).

Como um resultado, o SoftwareONE descobriu que pode levar entre seis a oito anos para uma organização construir um programa de SAM maduro e proativo por sua própria conta que forneça o negócio com inteligência para otimizar gasto de software. Este processo de amadurecimento pode ser diminuído substancialmente se ajuda dedicada e experiente de provedores de serviço gerenciado for adotada.

Após um programa de SAM maduro for estabelecido, o resultado é uma boa relação custo-benefício, programa de software de conformidade que resista a transição de funcionários e maximiza o ROI (Retorno de investimento). Estudos mostram que programas bem implementados podem reduzir gasto de software de TI em 30% nos primeiros três a seis meses.

IMPLEMENTANDO UM PLANO DE SAM EFETIVO

Para trazer o programa de SAM a este nível de maturidade que habilita as organizações alinharem as necessidades de negócio com orçamentos de software e licenciamento e logística de direitos, as organizações devem estabelecer ou contratar, (uma combinação dos dois através de serviços gerenciados do SAM) uma equipe de SAM que possa selecionar e gerenciar a ferramenta adequada e entender contratos e direitos com fornecedores importantes.

Há três fases principais para o SAM:

  • Plano: Nesta fase, as organizações estão identificando as principais partes interessadas no programa, determinando quais recursos já estão alocados para a gestão de ativos de software e determinar o nível de conformidade atual. Esta equipe englobará vários departamentos para entender o uso de software geral e irá posteriormente selecionar qual ferramenta de SAM implantar para atender as metas de negócio. Uma parte importante frequentemente ignorada é o planejamento para a política ou nova adoção de processo.
  • Desenvolvimento: A fase de desenvolvimento é aonde a ferramenta entra. Enquanto os recursos da ferramenta podem variar, ela deve poder descobrir, identificar e normalizar um inventário completo de software tanto nos locais quanto na nuvem. A partir daí, esta ferramenta também deve agregar licenças para permitir a equipe comparar cada licença sendo usada contra quantas licenças foram compradas. Com esta informação executável, as equipes de SAM podem começar a otimizar a propriedade de software.
  • É também nesta fase que as equipes terão que obter um entendimento sobre as complexidades de direitos e licenças. Esta informação será reunida/coletada junto com os dados de descoberta na ferramenta de SAM, todavia, ela não é fácil reunir.
  • Alguns dos métodos que as equipes podem usar para agregar e entender esta informação incluem analisar diretamente os contratos de editores importantes ou obter cotações e faturas da equipe de aquisição. As organizações também podem contratar profissionais de SAM que podem entrar em contato com os editores diretamente sem o medo de isso gerar uma auditoria, assim como estabelecer feeds de VAR para avaliar os dados extraídos por revendedores.
  • Execução: Com um inventário de software preciso e entendimento total dos direitos de software, muitos pensam que a conformidade se acomodará facilmente. Todavia, agora esta informação deve ser atualizada e avaliada continuamente para assegurar conformidade, segurança e otimização de custo em uma base a longo prazo, combinando inventário e uso contra contratos e pedidos. É um ciclo de vida contínuo, não apenas uma correção única.

DESENVOLVENDO UM PLANO DE SAM MADURO COM O SAMSIMPLE

O planejamento, monitoramento e otimização regular necessários para o SAM podem gastar muito recurso e tempo, especialmente devido ao conjunto de habilidades específico que exige. O SoftwareONE ajuda os clientes colherem os benefícios de um programa de SAM maduro com SAMSimple. O SAMSimple é um serviço para clientes menores que traze uma solução completa incluindo pessoas, processos e tecnologia para planejar, executar e manter um programa de SAM otimizado em uma fração do tempo que levaria para uma organização desenvolver desde o início. A equipe de SoftwareONE de especialistas de licenciamento elimina os desafios de SAM comuns, auxiliando na coleta de um inventário de software completo nos dispositivos, no centro de dados e na nuvem. A partir daí, eles avaliam os contratos, acordos e direitos de licença complexos, para determinar a conformidade. Com nas necessidades de inventário, direitos e negócios, a equipe do SAMSimple cria e executa um plano que trará alinhamento de tempo real para os ativos de software e necessidades de negócio dinâmicas a uma taxa acelerada de três a quatro vezes mais rápida do que uma jornada de SAM típica.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

Desenvolver e implementar um plano de gestão de ativos de software leva tempo e recursos. Necessitará de análise profunda de procedimentos, processos de aquisição, capacidades de tecnologias e do conhecimento oferecido por sua equipe. Todavia, quando feito adequadamente, os programas de SAM podem drasticamente reduzir e maximizar o ROI, tornando eles um investimento crítico para organizações de portes variados.

Autor

Rishav Singh

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