Regularizar as licenças de software da sua empresa pode reduzir custos. Veja como!

março 11, 2019

Pequenos e médios empresários enfrentam muitos desafios, principalmente em tempos de crise — 2017 promete ser um ano desafiador. Sabemos que são muitas as tarefas acumuladas pelo microempresário e que é complicado gerenciar tudo ao mesmo tempo. Mas, é nos detalhes que mora o perigo e, muitas vezes, não damos a devida atenção a alguns deles, como as licenças de software.

Falando nisso, você sabe se as licenças de software do computador que está usando agora mesmo estão regularizadas? E quanto ao restante das máquinas da sua empresa? Um software sem licenciamento pode surpreender negativamente seu orçamento. E não estamos falando apenas de processos ou multas.

Continue lendo o post, pois vamos mostrar como as licenças de software podem reduzir custos na sua empresa ou, pelo menos, evitar grandes prejuízos.

Indenizações decorrentes da violação dos direitos autorais

Alguns empresários podem até não saber, mas o uso de software sem licença — ou sem o devido pagamento dos tributos, quando adquirido no exterior — configura violação dos direitos autorais, de acordo com a Lei nº 9.609/98.

Segundo essa Lei, o uso de programas de computador deve ser objeto de contrato de licença. Na sua falta, o documento fiscal referente à aquisição ou licenciamento de cópia também pode comprovar a regularidade do uso.

A pena para essa violação é de detenção de 6 meses a 2 anos ou, em alguns casos, multa. Além disso, o proprietário do programa pode ajuizar ação penal para proibir a empresa de usar o software, cominando com pedido de pena pecuniária para o caso de descumprimento da proibição e, ainda, com pedido de indenização por perdas e danos decorrentes do uso do software não licenciado.

Os pequenos empresários, portanto, devem ficar atentos às exigências, pois a Microsoft tem intensificado a fiscalização e o combate ao uso do seu software pirata. As multas e indenizações por perdas e danos chegam a valores tão significativos que podem determinar a falência das pequenas empresas.

Prejuízos financeiros por ausência de segurança

De acordo com a Revista ForeignAffairs.com, 3.7 Bilhões de dólares foram roubados de empresas e pessoas físicas brasileiras com golpes virtuais, por meio de brechas em programas não protegidos, desatualizados ou não licenciados. E, segundo a Folha de São Paulo, pequenas e médias empresas são as maiores vítimas de ataques cibernéticos devido à falta de aplicativo de proteção atualizado.

Isso acontece porque aplicações piratas não oferecem proteção necessária e também facilitam o acesso de cibercriminosos. Além disso, é bastante comum que programas piratas hospedem vírus e malwares, que são ocultados do sistema no momento da instalação. Entre os inconvenientes causados por esse tipo de contaminação, podemos listar:

  • Roubo de dados bancários;
  • Roubo de dados de clientes;
  • Roubo de informações importantes da empresa.

Tudo isso, sem dúvida, acarreta grande dano financeiro e moral para a instituição.

Prejuízos financeiros por ineficiência do programa

Entre as muitas vantagens do software licenciado podemos destacar as constantes atualizações de suas versões a fim de corrigir eventuais falhas encontradas e, ainda, o suporte técnico oferecido 24 horas por dia em caso de dúvidas e problemas a serem resolvidos.

No entanto, o software sem licenciamento não oferece todo esse apoio, o que acarreta na permanência das falhas e falta de suporte para resolução de problemas. Nesse contexto, os problemas gerados pela falta de governança do parque de software acarretam, à área de TI, muito mais trabalho durante todo o processo, desde a identificação do problema até sua resolução.

Além de tudo isso, o software pirata se mostra mais ineficiente nas operações diárias da empresa em razão do uso de cracks, o que transforma programas em versões limitadas, seja em tempo de uso ou em funcionalidade. Essas aplicações não criam apenas instabilidade no programa, mas também em todo o sistema, reduzindo a desempenho do software e, consequentemente, do trabalho realizado. O que não acontece com o software licenciado.

Regularização do software

A regularização das licenças das suas máquinas pode ser bem simples e flexível, conforme as suas necessidades. Vamos fazer um pequeno teste? Confira as perguntas abaixo:

  1. Você sabe quantos PCs, laptops e servidores a sua empresa está usando atualmente?
  2. Você tem certeza de que nenhum funcionário da sua empresa instalou software não autorizado?
  3. A sua empresa tem políticas internas sobre uso de software e/ou compra de licenças de software?

Se a sua resposta foi não para qualquer uma das perguntas, ligue o alerta. Coloque o assunto como prioridade e verifique as licenças dos seus programas agora mesmo!

Tudo que você menos precisa no momento é de uma auditoria. Mesmo que sua situação esteja regular, acompanhe nossas dicas e entenda mais sobre os tipos de licenciamento de software e informações que vão ajudar a prevenir complicações futuras. Lembre-se dos detalhes!

Inventário

Para começar, é necessário organizar um inventário de todas as máquinas em uso. Depois, compare as informações com o número de licenças de software válidas atualmente. Dependendo do tamanho da sua empresa, este processo pode ser um pouco mais complicado, mas estabelecer o inventário inicial é importante para um gerenciamento de software eficiente e adequado, que vai livrar você de muita dor de cabeça no futuro. Vale realizar o esforço agora. Mão na massa!

Normas e procedimentos

Determine quem será o funcionário (ou funcionários) responsável pelas aquisições de software, os fornecedores, os processos e as normas de uso. Organize o fluxo e a hierarquia de procedimentos para aquisição de programas. Todas as normas internas consolidadas devem estar por escrito.

Uso de software

Entre as normas consolidadas, devem constar alguns itens, como a política de proteção contra auditorias. Um documento oficial com regras claras para os funcionários cumprirem os procedimentos definidos pela área de tecnologia da informação.

Uma boa dica para começar, é ficar atento aos tipos de licenciamento dos produtos de software e qual deles se aplica melhor às necessidades do seu negócio.

Licenciamento Microsoft para Micro e pequenas empresas

Cada tipo de empresa pede um tipo de licenciamento. O que isso quer dizer? As modalidades existentes na Microsoft permitem que você adeque o seu contrato à sua necessidade.

Uma forma de tornar o processo bem mais simples é terceirizar o gerenciamento com um parceiro que ofereça soluções de CSP (Cloud Solution Provider), ou seja, serviços on-line e totalmente na nuvem. Trata-se de um modelo flexível para vender e auxiliar de ponta a ponta a gestão do ciclo de vida do software.

Entre algumas vantagens que você encontra, está o provisionamento direto, suporte e cobrança conforme a necessidade de produção. Por exemplo, se sua companhia possui dois computadores que precisam de licenciamento, você só pagará por duas licenças.

É tão simples que, caso precise aumentar, basta ajustar as licenças conforme o crescimento do seu negócio. Existe uma vasta lista de benefícios que podem alavancar os negócios, como a nuvem da Microsoft, que pode otimizar e reinventar os negócios. Essa é uma opção perfeita para pequenas e médias empresas que buscam produtividade de forma segura e sustentável.

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Marcelo Theóphilo

Autor

Marcelo Theóphilo

Marcelo Theóphilo é Head of Services na SoftwareONE desde 2014 e trabalha na indústria de TI há mais de 16 anos. Trabalhando em empresas com foco em processos de reformulação e licenciamento de software, tem ampla experiência em ajudar as organizações a desenvolver contratos de licenciamento de software sustentáveis e a manter um roteiro para melhorar continuamente o processo de Gestão de TI. Linkedin

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