Licenciamento de Software: 8 passos para a sua empresa

agosto 19, 2019

Muitas empresas ainda não dão atenção à falta de licenciamento dos softwares usados em suas dependências. Entre os principais motivos podemos destacar dois: o desconhecimento da necessidade de licenciamento de software e a crença de que não há fiscalização.

Segundo o Artigo 3º do Decreto-Lei nº 4.657, “ninguém se escusa de cumprir a lei, alegando que não a conhece”. Vale, então, ressaltar: qualquer software utilizado em uma empresa, ou que esteja dentro das suas dependências, é de responsabilidade da organização. Sendo assim, o desconhecimento sobre o fato não é uma justificativa.

Alguns gestores ainda desconhecem os benefícios de ter o software devidamente licenciado. Veja, a seguir, por que vale a pena entrar na legalidade e regularizar a situação da sua empresa, além de um passo a passo de como realizar esse procedimento.

Quais são os benefícios do licenciamento de software?

Todo software adquirido por sua empresa deve ter uma licença correspondente, exceto no caso de produtos gratuitos. Os motivos para fazer esse licenciamento são os mais variados.

Os ambientes corporativos estão cada vez mais conectados, então, é comum o cenário em que são utilizados dispositivos móveis para diversas tarefas. Isso exige uma estrutura de TI que garanta uma internet estável e de alta velocidade. Somente assim serão extraídos os benefícios dos software licenciados, como os que listamos a seguir.

Atualização

Se o seu software for licenciado, você terá um contrato assinado com a prestadora daquele serviço e ela terá o dever de manter o seu produto sempre atualizado.

Isso garante a correção contínua contra eventuais bugs que possam ocorrer e o melhoramento recorrente na fluidez e nas funcionalidades do software. Além disso, caso a empresa faça o lançamento de um produto novo no seu portfólio, é usual que ela libere licenças de teste para os usuários que já são clientes.

Suporte

Ao trabalhar somente com software licenciado, você terá acesso a uma chave de identificação daquele produto/serviço. Isso possibilitará acesso aos meios oficiais de suporte, a fim de adaptar melhor o uso à sua empresa, utilizar portais e fóruns para tirar dúvidas e receber atualizações e correções contínuas.

Segurança

Um software licenciado foi pago e, por isso, a empresa fornecedora tem o compromisso de mantê-lo seguro e protegido. Sendo assim, haverá um processo contínuo de revisões para minimizar os riscos de vírus e spyware que poderiam atingir as máquinas e atrapalhar o funcionamento do seu negócio.

Quais são os passos para o licenciamento ideal?

Até agora, observamos os benefícios de licenciar os produtos de software, mas como usufruir realmente a confiança e a tranquilidade proporcionada? Se você busca esse caminho e deseja otimizar o licenciamento na sua empresa, veja 8 passos para fazê-lo da maneira correta!

1. Faça um levantamento de quais tipos de software a sua empresa tem

Faça uma auditoria interna em todos os equipamentos que utilizam algum tipo de software e verifique quais são os programas instalados em computadores, notebooks, tablets e smartphones que são propriedade da empresa.

Descobrir onde estão os problemas e organizá-los é o primeiro passo para tomar as atitudes corretas.

2. Legalize sem estourar o orçamento

Caso o número de produtos de software não licenciados seja pequeno, adquira licenças adicionais e faça a remoção das cópias duplicadas ou ilícitas. No entanto, caso haja um grande número de irregularidades, avalie se os colaboradores realmente precisam dos programas instalados.

Em alguns casos, os funcionários têm acessos dos quais não necessitam e que acabam gerando gastos desnecessários.

3. Considere o software open source

O software open source é aquele que tem o código aberto, ou seja, é livre para qualquer usuário sem a necessidade da compra de uma licença.

Alguns tipos de software com funcionalidades mais simples, muitas vezes, têm um custo-benefício melhor, mas as necessidades da empresa sempre devem ser levadas em conta.

4. Considere o modelo SaaS (Software as a Service)

Hoje é muito comum ver empresas optando por software em nuvem — os famosos SaaS —, os quais não dependem de uma mídia física para instalação e podem ser utilizados em mais de um dispositivo. Basta apenas adquirir uma licença, que geralmente tem uma cobrança mensal. Além de ser mais flexível e dinâmico, esse modelo apresenta um custo-benefício superior em relação aos modelos convencionais.

5. Utilize um software de monitoramento

É indicado que a sua equipe de TI busque um software capaz de monitorar as novas instalações realizadas pelos colaboradores. Assim, invista em um produto confiável para monitorar esses movimentos, inclusive para saber se há o uso correto dos programas que a empresa já disponibiliza.

6. Crie uma política de software

Crie um manual de qualidade específico para o uso de software na sua companhia. Deixe claro quais são as consequências da instalação de produtos inadequados ou ilegais nos dispositivos da empresa e informe o procedimento necessário para adquirir legalmente os programas, bem como o licenciamento deles.

7. Documente os usos

Além de definir a política de utilização de software, é importante determinar formas de proteger-se caso algum colaborador da sua empresa viole os termos de uso. Assim, elabore e publique relatórios com as informações de todos os produtos licenciados da companhia. Dessa forma, você se exime ao não compactuar com a irregularidade.

8. Considere uma consultoria

Caso a sua equipe de TI não tenha conhecimento suficiente para executar esses passos de maneira correta, faça o uso de uma consultoria especializada. Ela poderá terceirizar esses serviços de documentação e monitoramento, além de garantir que você faça os investimentos corretos em licenciamento de software. Essa é uma ótima forma de garantir que os produtos realmente serão utilizados, ajudando a aumentar a produtividade da sua empresa.

Como o licenciamento é definido?

Grande parte dos softwares é licenciada a partir de dois modelos: o open source e o proprietário. São opções que se diferenciam quanto à modificação, aos direitos de posse e à replicação. Confira a seguir!

Software open source

São sistemas bem flexíveis, que apresentam regras distintas para a modificação, cópia e venda dos programas. São utilizados por empresas que desejam diminuir os custos com operação, precisando, para tanto, de ferramentas que sejam mais flexíveis ou personalizadas.

É fundamental avaliar o objetivo do uso do software desse tipo, afinal, muitas vezes, o modelo open source acaba não gerando custo de licenciamento em locais domésticos ou quando usado em ambientes empresariais para homologação e/ou desenvolvimento de ferramentas e de produtos. No entanto, a sua utilização em ambiente produtivo precisa de licenciamento.

Software proprietário

Esse é o que vai limitar o acesso ao código-fonte, a distribuição do aplicativo, a revenda e a modificação do programa. Na maioria dos casos, a integração de todo o código e de todas essas atividades a novos sistemas são totalmente proibidas. Sem contar que as licenças geralmente contêm uma descrição das penalidades que podem ser aplicadas se as regras não forem seguidas.

Software não licenciado

Ainda há o software não licenciado, como no caso das aplicações que são feitas sob medida, as quais estão sob proteção de leis de direito autoral. Nesse caso, as leis de copyright podem ser aplicadas ou não.

Quais são os riscos ao não licenciar um software?

Veja alguns riscos que você pode correr ao não licenciar um software, ou seja, ao instalar programas piratas!

Vulnerabilidade de dados

Já ouviu a palavra phishing? Não? Bom, é uma técnica muito utilizada para o roubo de dados pessoais por meio de computadores. Como funciona essa técnica? Assim que você baixa um programa, aparecem algumas mensagens que dizem respeito a complementos. Geralmente, é necessário preencher algumas informações para fazer o download. É nesse exato momento que os dados podem parar nas mãos de pessoas erradas.

Instabilidades no sistema

Um software pirata, na prática, exige uma programação específica para não aceitar tentativas de autenticação, e isso normalmente prejudica muito o desempenho do programa.

Pode ser que o software seja fechado durante o uso ou que algumas ferramentas não funcionem, o que faz com que a pessoa perca muito tempo de trabalho. Além disso, essa performance baixa pode se estender para todo o sistema, ultrapassando totalmente os limites do programa não licenciado.

Desperdício de tempo

Ao usar um software original, só será necessário instalar e fazer o registro para que o programa esteja pronto para ser usado. Em contrapartida, buscar um produto não licenciado vai demandar muito tempo, e pode ser que você precise contar com ferramentas duvidosas sempre que ocorrer um travamento por razões desconhecidas.

Credibilidade

O uso de software não licenciado pode prejudicar a credibilidade e a imagem do seu negócio, afinal, estamos falando de uma prática ilegal. Além disso, a confiabilidade da empresa também pode ser prejudicada caso haja vazamento de dados de clientes e de funcionários devido aos programas piratas, causando consequências graves para a companhia.

Por que não adiar o licenciamento de software da sua empresa?

Vale lembrar que o uso de software ilegal é crime, de acordo com a Lei nº 9.609/98. No entanto, não é apenas a ilegalidade que deve ser considerada por você, enquanto administrador. A gestão adequada do portfólio de software da sua empresa é uma tarefa fundamental para a redução de custos e o aumento de eficiência nos processos.

Um exemplo de organização ativa na fiscalização é a Microsoft. Desde 2013, ela atua junto com canais e parceiros para combater a pirataria dos seus produtos de software no Brasil, e entra em contato, por e-mail ou telefone, com as empresas de pequeno e médio porte que são denunciadas, tanto nas capitais quanto no interior do país.

Por isso, vale a pena manter o licenciamento de software em dia na sua empresa, legalizando a atuação do seu negócio e, consequentemente, otimizando as suas operações.

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