Office 365 para pequenas empresas: como e por que usar?

março 3, 2020

Você sabia que existem grandes vantagens no Office 365 para pequenas empresas? Há gestores que acreditam que uma solução totalmente integrada como essa funciona apenas em grandes corporações, o que não é verdade.

Conforme a tecnologia avança, novas demandas de conectividade têm surgido, sendo que hoje já não podemos contar apenas com um pacote de gerenciamento de arquivos comuns, é preciso migrar para a nuvem para manter a eficiência e a produtividade.

Neste post, vamos apresentar a você a solução Office 365 e explicar quais são as suas vantagens, como ele funciona, os principais recursos da ferramenta e por que ela pode ser a ideal para pequenas empresas. Boa leitura!

O que é o Office 365?

Praticamente todo mundo no planeta já teve contato com as ferramentas de criação e edição de arquivos do Windows, o Office. Dentro do novo contexto de computação em nuvem, a Microsoft evoluiu o conceito de sua ferramenta.

De uma nova demanda de integração e conectividade, surgiu o Office 365, uma experiência diversificada da plataforma Office que permite a aquisição de todos os seus módulos, como Word, PowerPoint, Excel, entre outros, em planos de SaaS, ou Software como Serviço.

Ou seja, ao contratar o Office 365, você acessa suas funcionalidades por meio do navegador, dispensando qualquer tipo de instalação direta na máquina, o que minimiza problemas de compatibilidade e facilita o uso.

A Microsoft trabalha com duas versões da plataforma, uma voltada para médias e grandes organizações e outra direcionada a pequenas empresas e suas demandas.

Quais são as vantagens do Office 365 para pequenas empresas?

A plataforma pode trazer muitos ganhos para a sua empresa em termos de produtividade e eficiência. Separamos algumas das vantagens do Office 365 em relação a outras ferramentas e até mesmo sua versão anterior e offline. Confira a seguir.

Oferece aplicativos para tablets e celulares

Uma das premissas da Microsoft ao levar a plataforma Office para a nuvem e criar a versão 365 é permitir uma maior colaboração e aumentar a produtividade do time. Pensando nisso, a empresa desenvolveu aplicativos únicos para tablets e smartphones.

Dessa forma, existe um ganho de produtividade quase imediato, uma vez que todos os usuários podem acessar e-mails e documentos diretamente em seu dispositivo, com poucos cliques e sem a necessidade de navegar nos browsers mobile.

Permite o armazenamento online

Os assinantes do Office 365 têm o direito de utilizar 1 TB de armazenamento em nuvem por meio de outro aplicativo da Microsoft, o OneDrive. Uma estimativa básica, levando em conta um tamanho médio de arquivo, permite dizer que tal espaço seria suficiente para o armazenamento de 1 milhão de documentos, 200 mil músicas ou 400 mil fotos.

Outro ponto acerca do armazenamento online é que você pode ficar tranquilo em relação à segurança dos dados, uma vez que todos estarão salvos no ambiente da nuvem, utilizando tecnologias de proteção e backups para evitar perdas.

Garante a alteração em arquivos compartilhados

Uma assinatura do Office 365 pode ser compartilhada por até 5 pessoas, o que permite que pequenas empresas paguem pouco na aquisição dos serviços e vários colaboradores tenham acesso aos benefícios de suas ferramentas.

Além disso, mesmo que a assinatura seja compartilhada, cada um dos usuários que fazem uso dela têm 1 TB de armazenamento em nuvem, aumentando, e muito, a capacidade inicial da plataforma.

Além disso, arquivos compartilhados entre usuários podem ser alterados ao mesmo tempo, por ambos, e tais mudanças são visualizadas em tempo real por todos, o que garante muito mais produtividade.

Entrega maior facilidade de comunicação

O Office 365 trouxe uma integração completa de suas ferramentas, incluindo a possibilidade de utilizar o Skype durante a edição de documentos, sem a necessidade de abrir outra aba do navegador ou o app da solução.

Ou seja, durante a edição de um arquivo, caso uma dúvida surja, basta chamar outro colaborador pelo Skype direto na plataforma por meio de uma mensagem instantânea, permitindo uma maior integração entre o time.

Além disso, as vantagens de o Skype estar integrado ao Office 365 incluem o compartilhamento de grandes arquivos, videoconferências em alta definição e marcação de reuniões com o calendário.

Conta com atualizações constantes

Por se tratar de uma solução em nuvem, temos outra grande vantagem, que é a atualização constante do software por parte da Microsoft. Como o acesso é feito pelo navegador, estamos sempre utilizando a versão mais recente da ferramenta.

A Microsoft lança atualizações mensais objetivando a inserção de novas funcionalidades, melhorando a segurança, evitando falhas e buscando correções.

Quais são as funcionalidades do Office 365?

O pacote da ferramenta oferece acesso aos principais programas da Microsoft. Entre as funcionalidades do Office 365 estão:

  • Outlook: ferramenta de e-mail;
  • Word: criação e edição de documentos de texto;
  • Excel: criação e edição de planilhas;
  • PowerPoint: criação e edição de apresentações;
  • Access: criação e edição de bancos de dados.

Todas os programas podem ser acessados por meio de navegadores web ou pelos aplicativos distribuídos pela Microsoft. Além disso, o Office 365 é compatível com tablets, smartphones, PCs e Macs.

Como implementar o Office 365 para pequenas empresas?

Implementar o Office 365 em uma empresa sozinho não é uma tarefa simples, de modo que o ideal é contar com uma empresa especializada que dê suporte nessa empreitada. Planejar suas ações é fundamental para tirar total proveito da plataforma, e as etapas recomendadas são:

  • configuração da rede interna;
  • adição dos domínios do Office 365 para otimização e desempenho;
  • configuração da identidade dos usuários;
  • configuração da sincronização entre serviços de domínio local e assinatura do Office 365;
  • implementação da segurança;
  • instalação de softwares clientes nas máquinas e apps nos dispositivos;
  • configurar o gerenciamento de dispositivos móveis;
  • configurar serviços e aplicativos.
  • treinar os usuários para a utilização.

Como é realizada a atualização?

Por se tratar de um software em nuvem, não é preciso realizar nenhum tipo de atualização quando se utiliza apenas por meio do navegador. Contudo, pode ser que você tenha optado por instalar os clientes das ferramentas do Office 365. Nesse caso, a própria plataforma avisa acerca de algum tipo de atualização, sendo necessária apenas a permissão.

Na maioria das vezes, as atualizações ocorrem diretamente nos servidores da plataforma, sem interferências nos clientes. No caso dos apps, a atualização também é automática.

O Office 365 para pequenas empresas pode trazer um aumento na produtividade, facilitando o compartilhamento de informações e melhorando a comunicação do time. Esperamos que isso tenha ficado claro ao final deste post.

Ainda não está convencido? Temos 5 motivos para você apostar no Office 365!

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Equipe de Redação

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