Otimização de processos: entenda porque usar a UC nesse momento

janeiro 24, 2020

Existe uma busca constante dentro de qualquer organização no sentido de otimização de processos. Porém, nem sempre esses objetivos são atingidos, devido a uma série de situações como complexidade e falta de uma gestão adequada.

Por conta disso, é comum que os gestores acabem relevando determinadas atividades ao acreditar que não é possível otimizar alguns processos — o que nem sempre é verdade, uma vez que existem metodologias para ajudar nesse sentido.

Dentro desse contexto, a Unified Communications (UC) pode ser uma grande aliada na busca pelo aumento de produtividade, redução de custos e transformação do negócio em si. Continue a leitura do texto abaixo e entenda mais!

Como funciona a otimização de processos?

Um erro comum na busca pela otimização é a falta de planejamento. Na maioria das vezes, o gestor acredita que deve interferir diretamente em qualquer atividade desenvolvida dentro da organização e faz isso baseado apenas em achismos, o que não pode acontecer.

Planejar é fundamental dentro de qualquer área, principalmente na busca pela otimização de processos. É preciso entender o contexto completo da atividade, seus gargalos e o que gera a falta agilidade. Para isso, algumas ferramentas simples são utilizadas.

Mapeamento de processos

O primeiro passo é a realização de um mapeamento completo de todas as atividades realizadas. Muitas vezes, acreditamos que um determinado processo é falho ou ineficiente e descobrimos que ele apenas herda o problema de uma atividade anterior.

Eliminação de falhas

Após a leitura e o entendimento completo de todas as atividades realizadas dentro do setor produtivo da organização, as correções são aplicadas, buscando eliminar qualquer falha e otimizar ao máximo os processos.

Geração de relatórios

Por fim, a geração de relatórios que permitam o acompanhamento e monitoramento das atividades é fundamental para evitar que problemas voltem a acontecer ou novas situações venham a surgir. Em consequência, tem-se uma gestão preventiva.

Afinal, como usar a UC nas empresas?

A sigla UC, Unified Communications, em uma tradução literal significa Comunicações Integradas — ou seja, é a integração de várias ferramentas com objetivo de auxiliar diretamente a otimização de diversos processos dentro de uma organização, utilizando-se de meios digitais para isso.

Em um mundo digital, manter uma comunicação eficiente entre os mais diversos times que atuam dentro dos setores das empresas pode ser um grande diferencial quando o assunto é produtividade, uma vez que a colaboração fica mais estreita e simples.

As plataformas de UC permitem uma gestão em nuvem, integrando a comunicação e fazendo com que a informação flua e seja compartilhada em tempo real por todos os setores da companhia, alcançando maior eficiência operacional.

Essas plataformas não são formadas por apenas uma ferramenta: são um conglomerado de soluções que formam um conjunto de produtos integrados. Por sua vez, eles garantem uma comunicação muito mais interessante entre os colaboradores.

Sistemas de UC trabalham com ferramentas real-time e non-real-time. Em outras palavras, aquelas que permitem uma conversa ao vivo entre duas ou mais pessoas e aquelas em que, geralmente, espera-se mais para obter uma resposta.

Entre as ferramentas de real-time temos:

  • chats instantâneos;
  • chamadas de voz;
  • telefonia IP;
  • videoconferências.

Entre as non-real-times, podemos destacar:

  • e-mail;
  • bots;

Dessa forma, uma discussão entre duas ou mais pessoas pode ser realizada pelos mais diversos meios, promovendo uma troca de ideias e experiências de forma não linear e com o apoio de uma grande gama de ferramentas. Por exemplo, durante uma conferência no Microsoft Teams, é possível enviar mensagens no chat.

Quais benefícios a UC traz para empresas?

Cada vez mais a UC se mostra algo fundamental dentro das organizações. Conforme uma empresa cresce, é comum que haja um distanciamento entre os colaboradores, o que pode ser prejudicial para o negócio. As plataformas de UC buscam a aproximação e podem trazer muitos outros benefícios — como veremos a seguir.

Integrando informações

Algumas das funcionalidades apresentadas pelas plataformas de UC são fundamentais para qualquer negócio, como a integração das informações em um canal único e de fácil acesso a todos os interessados.

Não basta ter vários canais de comunicação: eles devem ser integrados para permitir o resgate de dados de forma simples e rápida. Caso contrário, não poderão ser considerados uma plataforma de UC, apenas ferramentas separadas.

A integração também traz mais segurança com controle de acesso, salvamentos automáticos e a possibilidade de realização de backups dos dados.

Mobilidade nas ligações

Integrar as mais diversas soluções de funcionalidades de voz é uma ótima forma de reduzir custos e melhorar a gestão, visto que serviços unificados reduzem a demanda da manutenção de várias infraestruturas.

Como as plataformas são mantidas em nuvem, não há a necessidade de compras de equipamentos e a preocupação da manutenção e reposição do hardware. Custos de suporte deixam de existir, sendo necessários apenas as máquinas atuais da empresa e telefones que podem ser acessados de qualquer local.

Agilidade organizacional

Tarefas simples, que antes tomavam muito tempo devido aos problemas de comunicação deixam de atrapalhar a agilidade de seu time. Chamadas podem ser recebidas a qualquer tempo em um telefone móvel, do escritório ou até mesmo aplicativos no PC ou smartphone.

Dessa forma, os caminhos são encurtados dentro da organização e respostas que poderiam acabar demorando horas são dadas em poucos minutos, agilizando todos os processos na totalidade dentro da empresa. Mas, caso a empresa tenha um legado em equipamentos de videoconferência, é possível integrar com as plataformas de nuvem com um sistema de interoperabilidade.

Custos reduzidos

As plataformas de UC utilizam tecnologia VoIP para integrar as mais diversas ferramentas, o que dispensa as tradicionais linhas telefônicas e reduze consideravelmente os custos de comunicação para a organização.

Além disso, os ganhos em agilidade dentro da empresa também auxiliam a maximizar os resultados e a entregar mais lucro.

Melhor atendimento ao cliente

Serviços de UC são responsáveis por criar mais canais de comunicação para a empresa, facilitando o contato dos clientes com a organização e melhorando a sua satisfação, uma vez que podem escolher a forma como vão buscar o atendimento de suas demandas.

Como você pode observar, as plataformas de Comunicação Unificada podem ter um papel essencial na otimização de processos dentro de qualquer organização, trazendo benefícios únicos para a empresa.

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Maximiliano Machado

Autor

Maximiliano Machado

Team Lead de Future Workplace na SoftwareONE Brasil, responsável pelo time de entrega de projetos. Generalista de TI com mais de 25 anos de experiência, onde trabalhou em empresa de diversos setores. Tecnólogo em Informática graduado pela FATEC e com múltiplas certificações.

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