Unified Communications: por que adotar essa estratégia?

setembro 16, 2019

A estratégia de Unified Communications (UC), ou Comunicação Unificada, que une diversas tecnologias de interação/relacionamento e dados provenientes delas, é capaz de gerar benefícios para a empresa que a adota. No mercado, existem soluções voltadas especificamente a esse processo, facilitando a sua aplicação.

Neste artigo, você verá mais sobre esse tipo de ferramenta, bem como as vantagens e as principais características da Unified Communications. Acompanhe!

O que é e por que uma estratégia de Comunicações Unificadas é tão importante?

O conceito de Unified Communications envolve a integração de ferramentas de comunicação para auxiliar os profissionais de uma empresa a trocarem análises, ideias e outras informações importantes.

Também contribui para a realização de tarefas com maior qualidade, de modo a otimizar processos. Além do mais, atualmente, existem diversas tecnologias voltadas para a comunicação. Elas geram dados do público externo e interno do negócio, que, ao serem analisados em conjunto, podem apontar oportunidades, deficiências que precisam ser corrigidas, tendências etc.

Que tecnologias são utilizadas?

As tecnologias integradas variam de acordo com as ferramentas de comunicação adotadas pela companhia. Porém, em geral, costumam ser as seguintes soluções:

  • mensagens instantâneas, chats;
  • videoconferência;
  • sistemas de telefonia, envolvendo dados de chamadas telefônicas;
  • e-mails;
  • redes sociais.

As informações dessas ferramentas podem ser integradas em um banco de dados centralizado. Para isso, existem plataformas que ajudam nessa junção, bem como na gestão dos dados. Elas fornecem suporte para a extração de informações, realização de análises amplas e, especialmente, produção de um processo mais avançado do que simplesmente a Comunicação Unificada, mas sim a Comunicação Inteligente.

Significa uma informação rápida e de fácil acesso, que os agentes se comuniquem mais efetivamente e que os processos sejam mais ágeis mediante uma plataforma unificada. Assim, por meio de pequenas tarefas diárias e modificações do que é feito no dia a dia, é possível melhorar a produtividade com base em dados.

Com uma Comunicação Inteligente, as empresas se tornam mais atrativas para as gerações que estão começando no mercado de trabalho. Na SoftwareONE, ajudamos empresas a implantarem essa estratégia com a solução UCSimple (Unified Communications make it simple). Veremos mais sobre ela adiante.

Quais são os principais benefícios?

Devido à integração ampla de dados que essa estratégia possibilita, há vários benefícios que podem ser obtidos. A seguir, confira alguns dos principais.

Integração de informações e de equipes

Uma comunicação unificada permite que você confira, por exemplo, seu e-mail e as mensagens de voz enviadas e recebidas em um só dispositivo. Inclusive, poderá realizar parte do seu trabalho só nele, de modo a “ganhar” 30 a 40 minutos ao dia, uma vez que não é necessário ficar mudando de aplicativo e de dispositivo.

Redução de custos

Uma empresa tem gastos para manter diferentes canais de comunicação em funcionamento. Após a implementação de uma estratégia de UC, é possível reduzir custos em longo prazo, compensando, inclusive, o investimento em soluções.

No caso da solução da SoftwareONE, os custos entram no core do negócio. Dessa maneira, a utilização é paga por usuário ao mês. Desse modo, é possível ter uma visibilidade mensal sobre o investimento em comunicação interna.

Facilidade de backup

A UC possibilita que cópias de arquivos (backup) sejam feitas de forma automatizada e contínua, de modo a preservar dados de comunicação importantes.

Além do mais, o processo se torna centralizado, ou seja, as informações não são salvas separadamente — o que daria mais trabalho e demandaria maior organização para agrupá-las a fim de facilitar a consulta.

Como funciona a solução de UC da SoftwareONE?

A UCSimple é focada em comunicação inteligente. Para empregá-la, há uma metodologia de UC aplicada pela SoftwareONE. Antes dela, porém, há um processo voltado para que a empresa que deseja adotar a solução saiba melhor sobre o conceito de Comunicações Unificadas.

O que ocorre, normalmente, é uma colaboração entre a SoftwareONE e a organização. Para tanto, há três frentes que a equipe da SoftwareONE apresenta:

  • círculo interno: como as organizações interagem entre si, por exemplo, por intermédio de videochamadas;
  • círculo externo: como as empresas se comunicam com seus clientes e o que fazem para melhorar os processos de go to market;
  • organização e sua relação com e-mail: essa etapa serve para entender que, hoje, o e-mail continua sendo a ferramenta mais usada para a comunicação formal.

A Comunicação Inteligente abrange todas as áreas de uma companhia. A SoftwareONE, tendo por base a metodologia de implementação, primeiro tenta entender quais são os processos de negócio da empresa. Por exemplo, a que ela se dedica, qual é a sua missão e o que precisa compreender sobre Comunicação Inteligente.

Agora, confira os três passos da metodologia adiante.

1. Consultoria (Advisory)

Na parte de Consultoria, a primeira coisa que a equipe da SoftwareONE faz é definir os casos de uso, quantas pessoas estarão envolvidas e o resultado de negócio desejado.

Também é preciso analisar como será feita a mudança dentro da empresa. Isso porque a Comunicação Inteligente necessita ser uma mudança organizacional, na qual a SoftwareONE implementará uma ferramenta.

Quando a empresa não sabe para onde quer ir, mas almeja mudar seu esquema comunicacional atual e começar sua transformação digital, o primeiro passo é ajudá-la a compreender qual é o caminho a ser seguido ou que deve ser seguido.

Isso é feito mediante casos de uso, critérios de êxito para o negócio e um plano de gestão de troca. Para que a mudança seja profunda e envolva cada indivíduo, utiliza-se a metodologia ADKAR — um modelo de gestão individual.

2. Entrega (Delivery)

Como visto, a SoftwareONE desenha um plano de execução e um plano de adoção na parte de advisory. Após isso, temos a segunda etapa: Delivery. Nela, é feito um workshop para que as empresas interessadas na solução de UC conheçam quais são as melhores práticas.

Também ocorre o compartilhamento de casos de sucesso para que os gestores possam disseminar melhor a ideia de UC dentro das companhias. O workshop é importante para conseguir sponsors (patrocinadores) da ideia na empresa e gerar maior conhecimento sobre a relevância da Comunicação Unificada entre os participantes do evento.

No Delivery, reúne-se tudo o que foi encontrado na etapa de Consultoria, isto é, as informações coletadas. Elas servem para fazer um roadmap para o negócio, em que será possível verificar se as mudanças necessárias são técnicas ou organizacionais.

Esses dados são revisados na Consultoria e, nesta segunda fase (Delivery), a equipe da SoftwareONE se compromete a apoiar a empresa durante todo o processo. Basicamente, ela faz a entrega de cada ponto importante encontrado na consultoria.

3. Serviços Gerenciados

Dentro do UCSimple, os Serviços Gerenciados e o Suporte Técnico servem para assegurar que o cliente consiga modernizar seu lugar de trabalho durante todo o processo de Comunicação Inteligente.

Além disso, há o objetivo de manter um canal de ajuda, que atenderá a dúvidas e outras solicitações da empresa durante o projeto. Seus usuários podem levantar casos ou tickets por meio de mensagens, solicitando ajuda. A equipe da SoftwareONE estará pronta para auxiliar.

Quais os diferenciais e parceiros da SoftwareONE?

A proposta da SoftwareONE está muito apoiada com o Microsoft Team e o Skype for Business, bem com o objetivo de colaboração. Além da parte da plataforma, e mais especificamente na área de venda, suas parceiras são:

  • Audiocalls;
  • Jabra;
  • Policom;
  • Lentrax;

A SoftwareONE deseja iniciar a unificação da comunicação de cada negócio que quer adotar a ferramenta de UC. Propõe-se que o CEO realmente analise a solução de Comunicação Inteligente, para obter um Retorno Sobre o Investimento (ROI) real, mediante a homologação de uma plataforma.

O segundo diferencial é que a SoftwareONE conta com a solução UCInterop, que permite que as empresas aproveitem suas salas de conferência da melhor maneira possível. É possível conectar vários participantes com Skype for Business mediante essa solução, que consiste em um produto hospedado na nuvem (cloud computing) da SoftwareONE.

Isso é um diferencial importante quando tratamos de Comunicação Inteligente e homologação. Portanto, a desenvolvedora apoia seus clientes a melhorarem o ROI por intermédio das ferramentas da UCInterop.

Atualmente, as empresas entendem Unfied Communications por serviços de telefonia, serviço de mensagens e de videochamadas. Porém, como mencionado, é possível ir além desse conceito, visando às Comunicações Inteligentes. Para tanto, é essencial contar com uma parceira que possa ajudar a unificar os diversos canais de interação da empresa e, ainda, forneça suporte para que esse processo ocorra de maneira adequada.

Ficou com dúvidas em relação à UC ou quer saber mais sobre a UCSimple? Entre em contato com a nossa equipe para que possamos ajudar você!

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